Consejos para una base de datos de Microsoft Office Access

Microsoft Access es un programa de base de datos capaz, pero lo que se obtiene de ella está fuertemente influenciado por lo que se pone en. Tomar el tiempo para planificar su base de datos antes de tiempo y construir para el crecimiento futuro puede hacer que los archivos mucho más fácil trabajar con su acceso . Por el tamaño de los campos a la identificación de la clave principal, las decisiones que se toman tienen una gran influencia en la funcionalidad de la base de datos en la línea.

Crear clave primaria

Una clave principal es un campo que cada registro en la base de datos debe tener. Esto podría ser un número de la Seguridad Social en una base de datos de los empleados, o un ID de cliente en una base de datos de negocios. Identificar y establecer que la clave primaria debe ser una de las primeras cosas que hacer cuando se crea una nueva base de datos. Ajuste de la clave principal hace que la base de datos más rápido, y hace que la búsqueda de información mucho más fácil así.

Establecer Tamaño del campo

Cuando se crea un nuevo campo de texto en una tabla, que por defecto una longitud de 50. En muchos casos, sin embargo, no es necesario que el campo sea tan grande. Tomarse el tiempo para cambiar el tamaño del campo se reduce el tamaño y la complejidad de la base de datos, aumentando la velocidad y el rendimiento. Al configurar el tamaño del campo, configurarlo para la entrada más grande que espera tener, y luego añadir algunos caracteres por si acaso.

Utilizar listas de búsqueda

En algunos casos la entrada para un campo se limita a varias opciones diferentes. Por ejemplo, es posible que tenga una encuesta en la que los usuarios respondan "a menudo", "A veces" o "nunca" a una serie de preguntas. Usted puede hacer la entrada de datos mucho más fácil y asegurar la precisión mediante la limitación de las respuestas a esas opciones. Usted puede construir estas opciones en su base de datos a medida que diseña las tablas y formularios de entrada de datos, por lo que es más fácil para los usuarios introducir su información de forma precisa y ayudar a evitar errores.

Crear formularios de entrada de datos

Tener usuarios simplemente escriba la información en las tablas puede ser peligroso. Si el usuario comete un error, que el usuario podría dañar la integridad de toda la tabla, e incluso la propia base de datos. Es mucho mejor para crear un formulario de entrada de datos fácil de usar. Una vez creada esa forma, los usuarios pueden simplemente escribir los datos en él, y la información que entran a continuación, se transfiere a las tablas subyacentes. Puede crear un formulario basado en varias mesas diferentes, así que no hay necesidad de que los usuarios aprender qué campos van en la que las tablas. Creación de un nuevo formulario de entrada de datos es más fácil si utiliza la función de forma asistente.