Cómo utilizar una base de datos de acceso Como Donante

organizaciones sin ánimo de lucro que aceptan donaciones de donantes privados o incluso fundaciones privadas deben establecer una base de datos de donantes. El uso de una base de datos Microsoft Access como una base de datos de donantes es un método de gestión de donaciones y facilitar la correspondencia.

Instrucciones

El uso de Access como una base de datos de los donantes

1 Ir a la página web de Microsoft Office y seleccione Plantillas, Categorías Industria y sin fines de lucro. Hay una opción para la base de las contribuciones de caridad. Elija la opción y haga clic en la descarga. Lea el acuerdo de usuario según sea necesario y elegir aceptar, a continuación, elegir guardar.

2 Abra el archivo en WinZip o un programa de descompresión similar a extraer los archivos, a continuación, busque la carpeta donde se guardan los archivos y haga doble clic para abrir la plantilla. Cambiar el nombre de la plantilla de acceso a la base de datos de donantes o el nombre que elija.

3 Al abrir la base de datos de donantes, tómese unos minutos para familiarizarse con las opciones. Las principales áreas serán incluidas campañas, colaboradores, empleados, donaciones, eventos y tareas. A diferencia de algunas de las versiones anteriores de Microsoft Access donaciones de caridad, no hay cantidad limitada de trabajo en su final para crear la base de datos como la plantilla se ha actualizado.

4 Ir a las campañas y personalizar la página y escriba en cualquier campaña que tiene actualmente. Introduzca la información financiera de las contribuciones a la fecha. Habrá un histograma que representa la recaudación de fondos objetivos, campañas y eventos. Esto le ayudará a realizar un seguimiento de la cantidad total versos la cantidad recaudada.

5 Realizar un seguimiento de los acontecimientos y entrar en ellos, dándoles nombres. Si ellos están asociados con una campaña específica, usted tendrá la oportunidad de entrar en el nombre de la campaña en este formulario. Los eventos también son capaces de ser lo más independiente si no tiene la intención de ir hacia un proyecto específico.

6 Tire hacia abajo los detalles de la campaña y vaya a reportar las donaciones para entrar en las donaciones privadas o donaciones que son hacia una campaña o propósito específico. Escriba el nombre del donante en el acceso y toda prenda prometida o cantidad pagada. También puede introducir una categoría para el donante, tales como la caridad, padre, individuo o alumno. Esto puede ayudar a resolver los contribuyentes para crear informes de bases de datos.

7 Ir a enlaces rápidos y entonces los empleados. Haga clic en agregar nuevo colaborador; a continuación, poner tareas pendientes de cada individuo. Cualquier empleado que tenga acceso la base de datos debería haber entrado en su nombre la base de datos. El área tendrá una opción para que el título de la tarea, que se le asigna la tarea de, el estado del proyecto y fecha de vencimiento. Esto puede ayudarle a controlar y gestionar sus empleados fácilmente.

Consejos y advertencias

• Volver la Base de Datos de Donantes de Microsoft Access a un servidor seguro y fuera de las instalaciones del sistema para ayudar a mantener registros de su organización segura.
• Siempre pregunte si usted puede tener una demostración del producto o tener un juicio por una base de datos de donantes antes de comprar para asegurarse de que tiene todas las características que va a necesitar su organización.
• Si desea agregar un botón de inicio en cada página, esto puede ayudarle a navegar de nuevo a la página principal para mantener las pestañas abiertas al mínimo.
• Hay una sección de ayuda de la plantilla en Microsoft, pero tenga en cuenta que el programa a menudo carece de soporte técnico y que no hay cursos para aprender cómo funciona el sistema.