¿Cómo puedo crear etiquetas postales en MS Word desde una hoja de MS Excel?

Puede crear listas de correo y etiquetas directamente en Microsoft Word. Pero a veces puede que ya tenga una lista de correo existente en Excel. En lugar de volver a escribir la información, puede vincular Microsoft Word para el documento de Excel y utilizar la función de combinación de correspondencia para crear etiquetas postales. La fusión de Excel a Word es fácil pero hay que seguir varios pasos en el proceso.

Instrucciones

Preparar la lista de correo

1 Abrir una nueva hoja de cálculo y utilizar la primera fila para crear títulos de las columnas en la parte superior del documento. Nombre de la celda superior de cada columna para que se corresponda con los campos de dirección en las etiquetas, por ejemplo: "Nombre", "Apellido", y así sucesivamente.

2 Comenzar en la primera celda de la segunda fila e introduzca los datos que se corresponde con la cabecera de la célula. Por ejemplo, introducir primero el nombre del destinatario en la fila bajo la etiqueta "Nombre". Continúe hasta que haya introducido todos los destinatarios de correo y guardar el documento.

3 Resalte todos los datos en la lista de correo. Un solo clic en la primera celda al comienzo de la primera fila de la lista de direcciones. Desplazarse hasta la última celda, en la última fila de la lista de direcciones, mantenga presionada la tecla "Shift" y de un solo clic en la última celda.

4 Haga clic en la pestaña "fórmulas", seleccione el grupo "Definir nombres" y haga clic en "Definir nombre." Escriba un nombre para la lista y haga clic en "Aceptar".

5 Guarde y cierre el documento de Excel.

Preparar el documento de etiquetas

6 Lanzar Microsoft Word para abrir un nuevo documento.

7 Haga clic en la pestaña "correspondencia" y seleccione el grupo "Iniciar Combinar correspondencia". A continuación, haga clic en "Iniciar Combinar correspondencia" y seleccionar "etiquetas". En Word 2010, seleccione "Iniciar Combinar correspondencia" de la pestaña "correspondencia" y seleccionar "etiquetas".

8 Seleccione el tipo de impresora, proveedor de etiquetas y el tipo de etiquetas. Por ejemplo, si está utilizando una impresora de chorro de tinta para imprimir Avery 15160 etiquetas de dirección, seleccione "Impresoras Página", seguido de "Avery" de los "vendedores de etiquetas" desplegable, a continuación, desplácese hacia abajo y haga clic en el número de producto correcto.

9 Haga clic en "OK" para tener palabra crear un documento de etiqueta en blanco.

Vincular las etiquetas al documento de Excel

10 Haga clic en el botón de Microsoft Office en la esquina superior izquierda de la pantalla de Microsoft Word. En Word 2010, haga clic en "Archivo" y seleccione "Opciones".

11 Seleccione "Opciones avanzadas" y vaya a la sección "General". Ponga una marca en la casilla junto a "Confirm File Format Conversion en Abrir" y haga clic en "Aceptar".

12 Haga clic en la pestaña "correspondencia" y seleccione el grupo "Iniciar Combinar correspondencia". A continuación, haga clic en "Seleccionar destinatarios." En Word 2010, seleccione la ficha "correspondencia" y haga clic en "Seleccionar destinatarios."

13 Seleccione "Usar lista existente" en la lista de opciones. Vaya a la ubicación del archivo de Excel y, haga doble clic en el archivo.

14 Resalte el nombre de la lista de correo y haga clic en "Aceptar". Si se le solicita, seleccione "Libros de MS Excel con DDE (* .xls)" y haga clic en "Aceptar". Todas las etiquetas, excepto el primero, ahora debería decir << >> Próximo registro.

Formatear y combinar las etiquetas

15 Ponga el cursor en el primer campo de etiqueta. Ir a la pestaña "correspondencia" y haga clic en la flecha hacia abajo junto a "Insertar campo de combinación." Agregue cada campo de dirección para la primera etiqueta con el formato correcto. Por ejemplo:

"nombre Apellido"

"dirección"

"código postal"

dieciséis Haga clic en el botón "Actualizar etiquetas", a la derecha de la "Insertar campos de combinación" desplegable, para copiar los campos de dirección para el resto de la plantilla de la etiqueta.

17 Haga clic en "Vista previa de resultados" para ver sus etiquetas.

18 Guardar la plantilla de etiqueta. A continuación, haga clic en "Finalizar y combinar." Seleccione "Editar documentos individuales", "Todos", y haga clic en "OK".

19 Guardar e imprimir sus nuevas etiquetas.