Formas de utilizar Microsoft Excel

Microsoft Excel, una aplicación de software muy apreciado y frecuentemente usado, es parte de la suite Microsoft Office. tablas de bases de datos, hojas de cálculo, gráficos y muchos otros archivos pueden ser creados utilizando Excel, que cuenta con las barras de herramientas familiares y cinta usuarios de Microsoft aprecian. Convirtiéndose con conocimientos en Excel proporcionará organización, un mejor control y una mayor eficiencia tanto para los proyectos especiales y tareas de rutina. Aumentar sus conocimientos de Excel también puede hacer que un empleado o un trabajo más valioso solicitante.

Crear una tabla de base de datos

Una tabla de base de datos es simplemente una colección de datos que se clasifican en columnas y filas. Debido a su formato de línea de cuadrícula, hacer una tabla de base de datos en Excel es simple. Introducir los datos en las filas horizontales, que están etiquetados con los números. Utilice las columnas verticales de la hoja de cálculo, que se dirigió con las letras, para separar los datos.

Por ejemplo, si desea hacer una tabla de base de datos que contiene las direcciones de correo y otra información sobre los empleados de una empresa, es posible introducir los títulos de primer nombre, apellido, dirección, ciudad, estado, código postal, departamento y título en la primera fila, con una rúbrica por columna. A continuación, debe rellenar cada fila con información acerca de un empleado.

Las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo hacen que sea fácil de recoger y presentar muchos tipos de información, especialmente numérica de datos y. Realización de una hoja de cálculo es similar a hacer una tabla de base de datos. Las columnas y filas deben estar dirigidas a describir lo que está en la hoja de cálculo, y los datos deben ser ingresados ​​en consecuencia.

Por ejemplo, una hoja de cálculo que muestra el flujo de caja de 12 meses de una empresa podría haber columnas marcadas con los meses del año fiscal en orden, y las filas podría ser etiquetado con tipos de ingresos y de compra, junto con otra información necesaria.

funciones integradas de Excel permiten cálculos instantáneos y complejos en una hoja de cálculo. Para insertar una función, haga clic en la celda en la que el cálculo debe aparecer y escriba la función en la "barra de fórmulas", que se asemeja a una barra de direcciones y se encuentra inmediatamente por encima de la página de hoja de cálculo. Si usted no sabe la fórmula o la sintaxis adecuada que se necesita, haga clic en el botón "Insertar función" a la izquierda de la barra de fórmulas. Un cuadro de diálogo se abrirá, en el que puede escribir una breve descripción del cálculo deseado. Excel presentará una lista de posibles funciones. Haga clic en cada uno para leer una descripción y la sintaxis de la función. Haga clic en "Ayuda de esta función" en la parte inferior del cuadro de diálogo para ver los pasos detallados sobre el uso de la función en una hoja de cálculo.

Gráficas

Excel simplifica el proceso de hacer gráficos detallados, interesantes utilizando los datos de una hoja de cálculo. La manera más fácil de hacer un gráfico en un libro de Excel es para seleccionar los datos de hoja de cálculo que se utilizará en el gráfico con el ratón y pulsando la tecla F11 en la parte superior del teclado. Excel creará un gráfico en otra pestaña dentro de la misma hoja de cálculo. Si el gráfico predeterminado no es lo que necesita, haga clic derecho sobre él y seleccione "Tipo de gráfico". A continuación, puede elegir un tipo de gráfico diferente, así como un subtipo de la extensa galería.

En Excel 2003 o anterior, puede utilizar el Asistente para gráficos para crear un gráfico. Seleccione los datos deseados arrastrando el ratón sobre las celdas que contienen la información para el gráfico. Haga clic en el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas "Estándar", y el Asistente para gráficos se iniciará. Seleccione el tipo de gráfico que desea utilizar y haga clic en "Siguiente". Realizar cambios en la gama de datos que se utilizarán en la tabla si se desea y haga clic en "Siguiente" de nuevo. Nombre del gráfico, haga clic en "Siguiente" y elegir si desea que el gráfico en su propia hoja de cálculo del libro o en la hoja actual. Haga clic en "Finalizar" y aparecerá el gráfico.

Excel 2007 no tiene un Asistente para gráficos, pero el proceso es muy simple. Seleccionar los datos de la misma manera, ir a la pestaña "Insertar" de la cinta y seleccionar el tipo de gráfico que desea insertar. Ir a la pestaña "Formato" para realizar cambios en los elementos de la tabla, si se desea.