Cómo crear etiquetas utilizando Excel

El uso de Microsoft Excel para crear etiquetas es una tarea bastante sencilla. Si bien se puede introducir y organizar los datos para las etiquetas en Microsoft Excel, tendrá que imprimir ya sea a través de Microsoft Word o Microsoft Access.

Instrucciones

Creación de etiquetas con Excel

1 Prepare su lista de datos en Excel. La primera fila es su línea de cabecera y se debe utilizar para el título de cada columna tendrá que exportar. Utilice una columna separada para cada elemento que desee en la etiqueta. Cada etiqueta de la columna debe ser único. No incluya columnas o filas en blanco en los datos. Introducir todos los datos que necesita para hacer etiquetas.

2 Nombre de la lista para que sea más fácil de encontrar durante el proceso de combinación de correspondencia. Para ello, seleccione las filas y columnas que contienen los datos, incluyendo la fila de encabezado. En la ficha Fórmulas, seleccione "Definir nombre" del grupo Nombres definidos. En el cuadro, escriba un nombre para la lista que no incluye espacios y tiene una letra como primer carácter. Guarde y cierre el libro cuando haya terminado.

3 Configurar las etiquetas en Microsoft Word. En la ficha Combinar correspondencia, seleccione "Iniciar Combinar correspondencia" y seleccione Etiquetas. Complete la información de la impresora que va a utilizar y la información sobre el tamaño de la etiqueta.

4 Haga clic en el botón Opciones de Microsoft desde Microsoft Word y vaya a Opciones de Word. En la pestaña "Avanzado", vaya a la sección General y haga clic en "Confirmar la conversión del formato de archivos al abrir" y luego "Aceptar". Iniciar el proceso de combinación de correspondencia y seleccione el archivo que creó en Excel como origen de datos. Para confirmar el origen de datos y seleccione el rango de celdas que contiene los datos que desea crear etiquetas.

5 Poblar las etiquetas y combinar para crearlos. Si tiene errores u otros problemas que necesitan solución de problemas, puede utilizar la función de ayuda de Microsoft Word. Si ha utilizado una herramienta de pre-poblada como el "bloque de direcciones," Word puede requerir que usted va a través de la ventana de diálogo "Asignar campos" para vincular los campos en el bloque de direcciones a los campos correspondientes en la hoja de cálculo Excel.

6 Una vista previa de las etiquetas fusionadas e imprimirlos a través de la función de combinación de correspondencia. También puede guardar las etiquetas para imprimir en otro momento. Esta es una buena opción si sabe que necesitará conjuntos posteriores de estas etiquetas en el futuro.

Creación de etiquetas utilizando Microsoft Access

7 Importar el libro de Excel en una base de datos Microsoft Access si desea utilizar Access en lugar de Word para crear las etiquetas finales.

8 Siga los pasos en el Asistente para acceso de etiqueta para crear e imprimir las etiquetas.

9 Acceder a los datos también se pueden imprimir en Microsoft Word si tiene problemas con el diseño o el diseño de la etiqueta en el acceso.

Consejos y advertencias

• Ordenar los datos en Excel antes de ir a través de la combinación de correspondencia o exportar los datos para eliminar los registros duplicados. Considere la posibilidad de hacer sus títulos de las columnas idénticas a los campos pre-llamada de Word para simplificar el proceso de mezcla.
• Asegúrese de guardar los datos en Excel, en caso de que haya algún problema y hay que volver al archivo original. Las etiquetas pueden variar según el fabricante. El uso de etiquetas que no funcionan bien con su impresora puede crear problemas de impresión.