¿Por qué la gente ocultar las células en Excel?

Microsoft Excel permite ocultar filas o columnas de células enteras, ocultar los datos que contienen, sin desactivar cualquiera de las funciones que los involucran. Algunas personas ocultan sistemáticamente porciones de sus hojas de cálculo, especialmente los archivos que comparten con otras personas. Usted puede detectar un documento que contiene las celdas ocultas por su fila o columna discontinuas partidas. Por ejemplo, si usted ve las columnas A a J y M a la Z, a continuación, columnas K y L están ocultos. Puede decidir ocultar partes de sus archivos de Excel por muchas razones.

Aseo

Supongamos que crea una hoja de cálculo que realiza el seguimiento de información de contacto para un gran grupo de empleados. Si usted ha establecido columnas separadas para los títulos de cortesía, primero, segundo nombre y apellido, a continuación, utilizan una fórmula para crear nombres completos en otra columna, puede optar por ocultar las columnas que contienen las partes de los nombres y sólo mostrar los resultados calculados completos . Esto puede hacer que la hoja de cálculo más fácil de leer, sin sacrificar la flexibilidad de tener acceso a cada parte de cada nombre.

Pertinencia

Si ha creado una gran hoja de cálculo maestra de la información acerca de las ubicaciones de su empresa en varios estados, puede haber creado las columnas para una amplia gama de tipos de información, incluyendo datos de contacto, física, así como las direcciones de correo, notas acerca de los tipos de procesos de cada uno carreras de localización y comentarios acerca de otros aspectos de cada instalación. Usted puede optar por ocultar los campos que contienen sus notas mientras revisa la información sobre los contactos, y viceversa. Ocultación de datos es una gran manera para eliminar la información que no es relevante en este momento sin llegar a eliminarlo.

La ocultación de los cálculos intermedios

Es posible utilizar más de una columna de celdas para calcular algunos de sus transformaciones de datos, sobre todo si se va a retirar una hipótesis o en busca de una respuesta a una pregunta. Puede ser conveniente para ocultar los cálculos intermedios, o versiones intermedias de cálculos Reducir en otras columnas, por lo que estas células no te distraiga mientras se está trabajando. Si decide que en realidad no necesita algunas de estas manipulaciones de datos, se puede mostrar y eliminarlos.

Impresión

Al imprimir una hoja de cálculo, puede optar por ocultar información que no es necesario incluir, a continuación, hacerlo visible de nuevo después de su impresión es completa. Esto puede ayudar a evitar la necesidad de utilizar papel más grande para ver los conjuntos de columnas que no están uno junto al otro, o simplificar la toma de la impresión más relevante para un público que no tiene de qué - o no debería - véase ciertos datos. Ocultar filas o columnas puede ser una gran manera para producir una serie de referencias impresas a un único conjunto de datos, cada impresión presenta diferentes subconjuntos de un conjunto grande de información.

Ingresando datos

Puede optar por ocultar información en algunas filas o columnas para que sea más fácil de introducir los datos en otras partes de su archivo. Esto facilita su capacidad para hacer referencia a una celda mientras se escribe en otra, y evita la necesidad de mover la información en la hoja de cálculo. Si tiene que transmitir un documento a un asistente para la entrada de un nuevo conjunto de información mensual, por ejemplo, puede optar por ocultar los datos de otros meses para minimizar las distracciones y maximizar la precisión.

consideraciones

Es fácil de ocultar y mostrar grandes cantidades de información en Microsoft Excel. Es también importante recordar que sólo porque la información está oculta, no significa que no se ve afectada por las operaciones de copiar y pegar. Piense de ocultar las células como una manera de empujar el desorden en un cajón hasta que lo necesite - y en ese momento es el desorden ya no. Por supuesto, sólo porque se oculta algo no significa que es realmente invisible. Cualquier persona cuyos conocimientos de Excel son moderadamente sofisticadas pueden detectar la presencia de datos ocultos y revelar ellos, aunque sólo sea por curiosidad.