Cómo dar vuelta a una libreta de direcciones en etiquetas

Una combinación de correspondencia es muy útil si desea dar vuelta a su libreta de direcciones en etiquetas de correo. Para crear una combinación de correspondencia, se configura un documento principal - en este caso, etiquetas de correo - con una fuente de datos - una libreta de direcciones. Microsoft Word ofrece una función de combinación de correspondencia con varias opciones de fuente de datos. Puede utilizar direcciones de una hoja de cálculo o libreta de direcciones de Microsoft Outlook para crear etiquetas en Word. Utilizando las capacidades de combinación de correspondencia de Word, puede crear etiquetas para todos los contactos o sólo algunos de sus contactos.

Instrucciones

1 Abra Microsoft Word.

2 Haga clic en el menú "Herramientas", luego "Cartas y correspondencia, seguido de" Asistente para combinar correspondencia "si está utilizando Microsoft Word 2002. Ir a" Herramientas "," Cartas y correspondencia "y" Combinar correspondencia "si está utilizando Word 2003. Si está utilizando 2007 o versiones posteriores de Word, haga clic en "correspondencia y, a continuación," "Iniciar Combinar correspondencia" seguido de "Paso a Paso Asistente para combinar correspondencia."

3 Haga clic en "etiquetas" en "Seleccionar tipo de documento" y haga clic en "Siguiente: A partir del documento".

4 Seleccione la opción "Cambiar el diseño del documento" en "Seleccionar el documento inicial." Verá "Opciones de etiqueta" una vez que seleccione para cambiar el documento. Haga clic en "Opciones de etiqueta" para abrir el cuadro de diálogo. Seleccione el tipo de impresora que tenga, el tipo de etiquetas y el número de producto para sus etiquetas y haga clic en "Aceptar".

5 Haga clic en "Siguiente: seleccionar los destinatarios" para pasar a la siguiente etapa del proceso de fusión.

6 Seleccione la fuente de datos que contiene las direcciones que desea convertir en etiquetas. Puede optar por utilizar una lista existente (Excel), seleccionar entre los contactos de Outlook o escriba una nueva lista.

7 Haga clic en "Elegir carpeta de contactos" para utilizar los contactos de Outlook. Encuentra la carpeta correcta una vez que el "contacto de selección de lista de carpetas" aparece y haga clic en "Aceptar". Elija la lista que desee y haga clic en "Aceptar" de nuevo. Seleccione los destinatarios que desee crear etiquetas para añadiendo o quitando la marca de verificación junto a su nombre.

8 Dar formato a las etiquetas por la elección de las áreas que desea que aparezca en la etiqueta del panel de tareas Combinar correspondencia. Palabra le da automáticamente las opciones de "bloque de direcciones", "Línea de saludo" y "Franqueo electrónico". Haga clic en la opción que desea dar formato y ese cuadro de diálogo se van a plantear con opciones de formato. Si desea agregar un campo a la etiqueta que no se muestra, seleccione "y otras piezas."

9 Haga clic en "Actualizar todas las etiquetas" para dar formato a todas las etiquetas de la misma manera.

10 Seleccione "Siguiente: Vista previa de las etiquetas" para ver cómo aparecerán los datos combinados.

11 Compruebe que "Complete la combinación" se visualiza en la ventana Combinar correspondencia. Puede elegir fusionar sus etiquetas directamente a la impresora oa un documento. Elija de impresión para fusionarlos a la impresora y haga clic en "Aceptar". Seleccione "Editar etiquetas individuales" y haga clic en "OK" para combinar las etiquetas a un documento.

Consejos y advertencias

• Para combinar datos de una libreta de direcciones que no sea Outlook, exportar la libreta de direcciones a un formato de hoja de cálculo en primer lugar. Entonces, en lugar de elegir los contactos de Outlook como origen de datos, seleccione la opción de lista existente. Buscar el origen de datos, a continuación, elija las direcciones que desea utilizar cuando el "Destinatarios de combinar correspondencia" caja aparece.