Cómo configurar una base de datos de búsqueda de PDF

Un archivo de formato de documento portátil (PDF) se utiliza a menudo para retener cualquier formato de un documento creado en otro programa, como por ejemplo un procesador de texto, hoja de cálculo o un archivo de diseño complejo. Archivos PDF se crean y administran mediante Adobe Acrobat. Para configurar una base de datos de archivo PDF, lo mejor es crear en primer lugar, mediante un programa de base de datos u hoja de cálculo, como Microsoft Excel. A continuación, puede convertir el archivo en formato PDF y añadir características de la barra de búsqueda e índice de Adobe Acrobat, lo que facilita a los usuarios buscar en la base de datos.

Instrucciones

Convertir base de datos a PDF (Ref. 1, 2)

1 Abra una aplicación de hoja de cálculo en el ordenador e introduzca todos los datos que desea incluir en la base de datos. Si se utiliza un programa de base de datos, podrás introducir los datos de forma mucho más eficiente que si se va a iniciar un PDF a partir de cero. Guarde el archivo cuando esté terminado.

2 Guarde el archivo en formato PDF si está usando un programa que lo permita. Todos los programas de Microsoft Office proporcionan esta capacidad, siempre y cuando ya tiene Adobe Acrobat instalado en su ordenador. Por ejemplo, en Excel, haga clic en el botón de "Microsoft Office", desplazarse sobre "Guardar como" y selecciona "PDF o XPS." Escriba un nombre de archivo y haga clic en "Publicar". En otros programas, es posible que pueda imprimir a PDF utilizando la impresora PDF de Adobe. Abra el archivo PDF en Adobe Acrobat.

3 Convertir el archivo a través de Adobe Acrobat Si el paso 2 no es posible. Abrir Acrobat y haga clic en "Archivo, Crear PDF, desde archivo". Seleccione el archivo de hoja de cálculo desde el cuadro de diálogo "Abrir" y haga clic en "Abrir". El archivo será convertir y abrir un nuevo documento PDF. Haga clic en "Archivo, Guardar como" para guardar el archivo.

Agregar características de búsqueda (Ref. 3, 4)

4 Acceder a la barra de herramientas "Buscar" en Adobe Acrobat. Estará abierto de forma predeterminada, pero siempre se puede encontrar de nuevo por seleccione "Editar, Buscar". Utilízalo para encontrar cualquier palabra en el documento.

5 Utilice la ventana "Buscar" para permitir una búsqueda más compleja. Haga clic en "Editar, Buscar" para que aparezca, o haga clic en la flecha situada junto a la barra de herramientas "Buscar" y haga clic en "Abrir completa de Acrobat Buscar". Esta función también está disponible para los usuarios de Adobe Reader.

6 Crear un índice para el PDF para que los usuarios pueden buscar en la base de datos. Para añadir un índice, haga clic en "Opciones avanzadas, producción de documentos, Administrar índice incrustado." Haga clic en "Insertar Índice". Siga las instrucciones y haga clic en "Aceptar". El índice se incluye con el PDF cuando se distribuye a los destinatarios.