Tutorial sobre Combinar correspondencia de Microsoft Word

combinación de correspondencia de Microsoft Word realiza una forma de carta o correo electrónico más personal mediante la adición de información de una fuente de datos. El uso de la combinación de correspondencia, un usuario de la computadora crea un documento principal con marcadores de posición para información personal. Este documento es entonces se combinó junto con una fuente de datos, tal como una lista de hoja de cálculo o de contacto. Puede utilizar una lista de datos existente o crear uno en el proceso de combinación de correspondencia. Si usted no ha hecho una combinación de correspondencia antes, un buen comienzo es utilizar Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word.

Instrucciones

1 Abra Word y un documento en blanco o una letra que desea utilizar para el documento principal. Haga clic en la pestaña "correspondencia" y, a continuación, haga clic en "Iniciar Combinar correspondencia" en el grupo Iniciar Combinar correspondencia.

2 Haga clic en la opción "paso a paso Asistente para combinar correspondencia" en la parte inferior del menú desplegable. El panel de tareas Combinar correspondencia aparece a la derecha de su documento principal. Haga clic en el botón de selección del tipo de documento que desea crear, como una carta o un mensaje de correo electrónico. Haga clic en el enlace "Siguiente" en la parte inferior del panel de tareas después de hacer clic en el botón de radio. De forma predeterminada, se selecciona una carta.

3 Haga clic en el botón de radio para el tipo de documento principal, tales como el documento que está actualmente en o un documento existente. Haga clic en "Siguiente" después de realizar una selección.

4 Haga clic en el tipo de fuente de datos en el panel de tareas Seleccionar destinatarios. Elija entre una lista de hojas de cálculo o Outlook contacto existente o crear su propia lista de datos. Si elige una lista existente, haga clic en el enlace "Navegar" en el panel de tareas y navegue hasta el archivo que desea utilizar. Si selecciona la lista de contactos de Outlook, haga clic en "Elegir carpeta de contactos", a continuación, seleccione los nombres y direcciones que desee incluir en el documento principal. Si decide crear su propia lista, haga clic en el enlace "Crear" en el panel de tareas para que aparezca un cuadro de diálogo Nueva dirección para que pueda hacer una lista de datos. Haga clic en "Siguiente" cuando haya seleccionado el origen de datos.

5 Crear el documento principal. En el panel de tareas, encontrará campos de marcador de posición para agregar al documento. Los marcadores de posición o los campos son la información personalizada del proceso de combinación de correspondencia recupera de la fuente de datos. Puede colocar diferentes marcadores de posición en cualquier lugar que desee incluir un toque personal. Muchos documentos principales se incluyen campos para la línea de saludo, como "Estimado James Smith", "Para el Sr. Smith" o la dirección de la persona a la que usted está escribiendo. Haga clic en "Más Items" para ver los marcadores de posición adicionales para añadir a su documento. Después de que haya terminado con el documento principal, haga clic en "Siguiente".

6 Una vista previa de las cartas con los campos del origen de datos. Haga clic en las flechas izquierda o derecha en el panel de tareas para pasar de una letra a otra. Haga clic en el enlace "Anterior" para corregir todos los errores o "Siguiente" para terminar la combinación de los documentos.

7 Haga clic en "Imprimir" para imprimir los documentos combinados, o puede individualizar las letras de forma aún más haciendo clic en el enlace "Editar cartas individuales".

Consejos y advertencias

• La función de combinación de correspondencia se puede encontrar en Word 2007 y 2003 también.