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CÓMO de hacer etiquetas de direcciones con Microsoft Office

CÓMO de hacer etiquetas de direcciones con Microsoft Office


Usando una combinación de Microsoft Word y Microsoft Excel, etiquetas de dirección son rápidos y fáciles de hacer. En Microsoft Excel, se introducen los datos para cada etiqueta, por ejemplo nombre, dirección, etc. En Microsoft Word, se crea una plantilla de etiqueta personalizada para adaptarse a su almacén comprado etiquetas, incluyendo texto, imágenes y campos de datos. Microsoft Word utiliza entonces los datos introducidos en Microsoft Excel para producir automáticamente un conjunto de etiquetas y listas para imprimir.

Instrucciones

Introduzca los datos de destinatarios

1 Abra una nueva hoja de cálculo de Excel.

2 Introduzca títulos de las columnas de la siguiente manera: nombre, apellido, dirección, ciudad. Siéntase libre de incluir otros elementos que desea que aparezca en las etiquetas de dirección. No deje ningún columnas vacías dentro de su área de trabajo.

3 Introduzca los detalles de cada uno de los destinatarios en estas columnas.

4 Seleccionar toda la lista, incluyendo los encabezados de columna. Haga clic en la pestaña "fórmulas", y seleccione "Definir nombre" del grupo "definir nombres". Introduzca un nombre como "MailingLabels" en el campo Nombre. Haga clic en Aceptar." El nombre no debe contener ningún espacio; Si es necesario utilizar un espacio, utilice un guión bajo.

5 Guarde y cierre la hoja de cálculo Excel.

Crear la plantilla de etiqueta

6 Abrir un documento de Word en blanco.

7 Haga clic en la pestaña "correspondencia" y seleccionar "Iniciar Combinar correspondencia" de la "Combinar Grupo de inicio Mail". Haga clic en "Etiquetas" para abrir el cuadro de diálogo de opciones de etiqueta.

8 Seleccione el tipo de impresora que va a utilizar para imprimir las etiquetas. Seleccione el fabricante de la etiqueta de la caja desplegable "vendedores de etiquetas". Seleccione el número de producto de la etiqueta en el menú "Número de producto". Haga clic en "OK" y Word producirá una plantilla con las líneas de división que separan cada etiqueta.

Vincular los Documentos

9 Haga clic en el botón de "Microsoft Office" y luego haga clic en "Opciones de Word". Haga clic en el botón "Opciones avanzadas". Desplázate hasta la sección "General", y marque la casilla de conversión de formato de archivo "Confirmar". Haga clic en Aceptar."

10 Seleccione la pestaña de "correspondencia", haga clic en "Seleccionar destinatarios," y luego seleccione "Usar lista existente."

Navegue a la hoja de cálculo de Excel y haga doble clic. Haga clic en "Libros de MS Excel con DDE (* .xls)" y haga clic en "Aceptar".

11 Seleccione el rango de celdas que desea utilizar en el cuadro de diálogo Microsoft Office Excel. Haga clic en Aceptar."

Personalizar el diseño de etiqueta

12 Regreso a su disposición inicial etiqueta de la palabra. Coloque el cursor donde desea insertar la dirección en su etiqueta.

13 Haga clic en la pestaña "correspondencia", seleccione la opción "Escribir y Insertar campos" del grupo, y haga clic en "dirección de bloque". Seleccione los elementos de la dirección que le gustaría incluir, a continuación, haga clic en "Aceptar". Si se abre el cuadro de diálogo "Asignar campos", es necesario para que coincida con las columnas en la hoja de cálculo Excel para los campos de dirección en la etiqueta. Haga clic en cada campo marcados como "Not Matched" y seleccione la columna correspondiente.

14 Coloque el cursor donde desea que el nombre aparezca en las etiquetas. Haga clic en el botón "Insertar campo de combinación" en la pestaña "correspondencia". Seleccione "Base de datos de campos." Seleccione el campo "Nombre" en el menú desplegable "campos". Haga clic en "Insertar" y luego haga clic en "Cerrar".

15 Repita el paso 3 para insertar el campo "Apellido".

dieciséis Añadir cualquier texto o imágenes, como un mensaje personal o un logotipo de la empresa adicional, a la primera etiqueta. Haga clic en "actualizar etiquetas" en la pestaña "correspondencia".

Completar la combinación de correspondencia

17 Vista previa de las etiquetas haciendo clic en "Vista previa de resultados" en la "Vista previa de resultados" grupo de la pestaña "correspondencia".

18 Desplazarse a través de las etiquetas usando las flechas, y comprobar que el contenido y el diseño de las etiquetas es satisfactoria.

19 Imprimir las etiquetas. Haga clic en la pestaña "correspondencia", a continuación, seleccione "Finalizar y combinar" del grupo "Finalizar". Haga clic en "Imprimir documentos."