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Cómo asociar metadatos con carpetas en SharePoint

Cómo asociar metadatos con carpetas en SharePoint


SharePoint es un programa de software desarrollado por Microsoft diseñado para ayudar a las personas a manejar grandes cantidades de datos, datos de la web, redes y documentos. El programa hace que sea más fácil para las empresas que trabajan con datos. Los metadatos son un contenedor alternativo a las carpetas de uso frecuente para almacenar datos en los ordenadores. Es acerca de los objetos de datos y permite a los usuarios buscar datos por conocer sus atributos. Por ejemplo, cuando un usuario necesita un registro creado en 2005 sobre la deuda contraída por el cliente Joey J., un usuario podría utilizar "2005", "deuda" o "Joey J" para encontrar los datos. SharePoint permite a los usuarios especificar los metadatos en las carpetas. Los metadatos A continuación, se distribuye a todos los documentos de la carpeta.

Instrucciones

1 Ir a través de la estructura de carpetas, e identificar los diferentes tipos de metadatos que se pueden incluir. Tener tantas formas diferentes de metadatos como sea posible para maximizar el número de formas en que los usuarios pueden buscar datos.

2 Ajustes. En Configuración, seleccione "Crear columna." Esta característica le permite crear las diferentes columnas que se pueden organizar los datos bajo.

3 Llenar varias columnas con metadatos haciendo clic en "acciones", destacando la totalidad de la columna, haga clic y señalando a "llenar", donde esté disponible la opción de "rellenar hacia abajo". Pinchalo.

4 Ir a "acciones" y haga clic en "vista estándar." Haga clic en "sí". Esperar a que los cambios para terminar. Repita este proceso hasta que todos los documentos se asignan metadatos.

5 Elija para mostrar todos los elementos sin carpetas.

Consejos y advertencias

  • Metadatos hace que sea más fácil para los usuarios encontrar los datos que en carpetas por sí solos. Por ejemplo, si un almacena datos de negocio bajo una carpeta, la carpeta sólo tiene un nombre, que por lo general sólo puede adaptarse a un atributo.
  • Al crear las columnas, dejar que las columnas en blanco - cuando la base de datos es grande y no se puede determinar la forma de organizar los datos - y llenar las columnas más adelante cuando se sabe cómo llamarlos.
  • Utilizar SharePoint para acelerar el tiempo de carga en las carpetas. Puede configurar el SharePoint para mostrar las agrupaciones en una vista contraída en lugar de una visión ampliada. Puede configurar el SharePoint para mostrar sólo un número limitado de artículos - artículos más relevantes que el usuario busca - para acelerar los tiempos de carga.
  • Evitar el uso de carpetas si no desea que una URL larga, especialmente si la URL solo tiene un límite de 255 caracteres.