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Cómo combinar Word y Excel Usando una carta de modelo

Cómo combinar Word y Excel Usando una carta de modelo


Una carta modelo es una carta escrita a máquina en Microsoft Word que se nutre de información a partir de una base de datos vinculada. Este tipo de carta hace que sea posible componer, imprimir y enviar la misma carta a un grupo de varios destinatarios. Puede utilizar Microsoft Excel, junto con Word para crear su carta modelo. Los datos se encuentra en Excel, mientras crea y artesanía de las palabras que componen su carta en Word.

Instrucciones

1 Introduzca sus datos en Microsoft Excel. Coloque cada pieza de datos en su propia columna con un nombre especial. Por ejemplo, para una carta es muy probable que guarda una lista de nombres y direcciones de correo, así que el nombre de las columnas "Nombre", "Apellido", "Dirección 1," Dirección 2 "," City "," Estado, "y" código postal ". Añadir columnas como mejor le parezca. Introduzca los datos correspondientes para cada persona en su lista.

2 Guarde y cierre el archivo de Microsoft Excel cuando haya terminado de añadir datos. Ir a Microsoft Word.

3 Haga clic en "correspondencia" o "Herramientas" en el menú principal en Word (dependiendo de la versión). Seleccione "Iniciar Combinar correspondencia."

4 Elija "Cartas" de la lista de opciones.

5 Componer su carta (también llamado el "documento principal") en el documento en blanco que ha abierto. Para dar formato a su carta en un estilo formal, coloque su dirección seguida por la fecha en la parte superior, a continuación, el nombre del destinatario y dirección (dejar un marcador de posición aquí por ahora), el saludo ( "Estimados señores y señores") siguiente, escriba el mensaje debajo de eso, y luego finalmente escribir su cierre ( "Atentamente"). Nombrar y guardar su carta en Word. Mantenerlo abierto.

6 Haga clic en "Seleccionar destinatarios", "Open Data" o una opción similar de su "barra de herramientas Combinar correspondencia". Seleccione la opción "Usar lista existente" de las opciones.

7 Seleccione ".xls" de la lista desplegable "Tipo de archivo" en el cuadro de diálogo "Seleccionar origen de datos". Encontrar el archivo de Excel que guardó en el paso 2 y haga clic en "Abrir". Elija la hoja de cálculo en la que entró los datos del cuadro de diálogo y haga clic en "Aceptar".

8 Vuelve a tu documento principal (la letra). Haga clic en "Insertar campo de combinación" de la barra de herramientas "Combinar correspondencia". Se ve una lista de todas las columnas que ha creado en el archivo de datos de Microsoft Excel (que ahora se llaman "campos" en Word).

9 Seleccione el campo "Nombre" en primer lugar. Una frase de referencia (<< >> First_Name) aparece en el documento. Posicionar la frase donde debe estar en su carta (como parte de la dirección del destinatario y, posiblemente, el saludo también). Ahora, todas las apariciones de los primeros nombres en su lista de datos aparecerán en esa área de su carta. Esta acción se repite para todos los nombres de campo.

10 Haga clic en "Finalizar y fusión" de la barra de herramientas "Combinar correspondencia" y elegir la opción "Editar documentos individuales." Seleccione los registros de la hoja de datos que desea combinar y haga clic en "Aceptar". Todas sus cartas, con la información de datos integrado, aparecen en pantalla.

11 Editar la lista de destinatarios, ya sea haciendo clic en "Editar lista de destinatarios" en la barra de herramientas "Combinar correspondencia" o editando el documento de datos en Microsoft Excel.

Consejos y advertencias

  • Romper sus elementos de datos en Excel hacia abajo tanto como sea posible. Por ejemplo, en lugar de "Nombre" dividirla en "Nombre" y "Apellido". Esto le da más flexibilidad al ordenar o hacer referencia a estos elementos de datos.
  • Mantenga los dos archivos (Letter Word y Excel) de datos en la misma carpeta. Si mueve el archivo de Excel, el programa tendrá problemas para encontrar los datos.