Cómo combinar un Formato de campo en Word 2007

Word 2007 le permite personalizar cómo los campos están formateados en una combinación de correspondencia. Algunos campos, como los valores numéricos con ceros a la izquierda de las hojas de cálculo, a veces a formatear durante una combinación de correspondencia. Afortunadamente, se puede ver el código de campo y el formato antes de completar una combinación de correspondencia. Word utiliza códigos especiales en los campos de combinación que le permiten modificar el formato de fecha y mostrar los ceros iniciales correctamente. Puede alternar entre los códigos de campo y resultados de campo de combinación para comprobar su formato.

Instrucciones

1 Abrir un nuevo documento en Word 2007 con la tecla "Ctrl + N" en su teclado. Una nueva página se carga.

2 Ir a la pestaña "correspondencia" de la cinta y vaya al grupo "Iniciar Combinar correspondencia". Haga clic en "Iniciar Combinar correspondencia" y seleccionar "Paso a paso Asistente para combinar correspondencia."

3 Ir al panel de tareas "Combinar correspondencia" que se abre a la derecha y elegir el tipo de combinación de correspondencia que desea utilizar. Haga clic en "Siguiente" para continuar.

4 Seleccione el documento de inicio y haga clic en "Siguiente". Elija la lista de destinatarios que desea utilizar desde la sección "Seleccionar destinatarios" y haga clic en "Examinar".

5 Haga doble clic en el archivo de combinación de correspondencia que desea utilizar como fuente. Si el archivo de origen es desde Excel o Access, se abre el cuadro de diálogo "Seleccionar tabla". Seleccione la tabla que desea utilizar para la combinación de correspondencia y haga clic en "Aceptar". Se le dirigirá a la caja de diálogo "Destinatarios de combinar correspondencia".

6 Desactive todos los destinatarios que no desee incluir y haga clic en "Aceptar". Seleccione "Siguiente" para continuar y haga clic en "Más artículos ..." Aparece el cuadro de diálogo "Insertar campo de combinación". Haga doble clic en los campos que desee insertar en el documento. Haga clic en "Cerrar" cuando haya terminado.

7 Para pasar al campo en su página para dar formato a los campos de combinación antes de la fusión se haya completado. Pulse la tecla "Alt + F9" en su teclado para hacer que los códigos ocultos visibles. El código de campo de combinación de "costo" puede ser similar a:

{MERGEFIELD "Costo"}

8 Cambie el campo de combinación para "payment_date" (por ejemplo) de: "{MERGEFIELD" payment_date "}" a lo siguiente. Se vuelve a formatear la fecha para mostrar como el 1 de octubre de 2010, por ejemplo.

{MERGEFIELD "payment_date" \ @ "MMMM d, yyyy"}

9 Cambie el campo de combinación de "costo" (por ejemplo) de "{MERGEFIELD" Costo "}" a lo siguiente. Se hace de ceros de cabeza y el signo de dólar visible en el costo.

{ "$, 0.00; ($ 0.00)" MERGEFIELD "costo" #}

10 Pulse la tecla "Alt + F9" para ver los resultados de campo, una vez que haya actualizado los formatos de campo. Volver al panel de tareas "Combinar correspondencia" y haga clic en "Siguiente".

11 Haga clic en las flechas izquierda o derecha para previsualizar los campos de combinación para comprobar que cada campo aparece correctamente. Haga clic en Siguiente."

12 Seleccione "Editar cartas individuales" o "Imprimir" en la sección "Combinar" del panel de tareas. El "Combinar en nuevo documento" o "Combinar al imprimir" abre el cuadro de diálogo. Haga clic en "OK" para completar la fusión.