Cómo convertir una lista de direcciones de Excel en etiquetas de dirección

Microsoft Excel es útil cuando se trata de entrar y gestión de datos de la lista de direcciones. Pero si intenta imprimir su lista dentro del programa Excel en papel de etiquetas, que será difícil de conseguir todo alineado correctamente. La mejor manera de convertir su lista de direcciones basada en Excel para etiquetas de correo es depositar los datos de Excel en la herramienta de combinación de correspondencia de Microsoft Word.

Instrucciones

1 Compra de papel de etiquetas de direcciones. Tomar nota del código de identificación de la etiqueta, que debe ser impreso en la parte frontal o posterior del paquete. Asegúrese de que el papel de etiquetas es compatible con Microsoft Word.

2 Guarde la lista de direcciones de Excel en una carpeta en el equipo denominado "etiquetas de dirección" o algo similar, en un lugar donde se puede encontrar fácilmente. Cada entrada de dirección debe estar en su propia fila con las columnas llamadas (por ejemplo, nombre, apellido, dirección, ciudad, estado y código postal).

3 Abrir un documento en blanco en Microsoft Word. Haga clic en "correspondencia y, a continuación," "iniciar la fusión de correo." Seleccione "etiquetas" de la lista de opciones. Un cuadro de diálogo aparecerá.

4 Elegir el proveedor que hace que el papel de etiquetas que ha adquirido de la lista desplegable "vendedores de etiquetas". A continuación, busque y seleccione el código de identificación de la etiqueta del envase en la lista de "Número de producto". Presiona OK."

5 Haga clic en "Seleccionar destinatarios" en el menú "correspondencia". Seleccione la opción "Usar lista existente" y luego encontrar el archivo de Excel que guardó en el paso 2.

6 Coloque el cursor dentro de la primera etiqueta. Haga clic en "Insertar campo de combinación." Todas las columnas (también denominadas campos) de su archivo de Excel se mostrará en una lista. Selecciona el primer campo (tales como "Nombre") para insertarlo en el primer cuadro de la etiqueta. Esta acción se repite para todos los campos, asegurándose de colocarlos en la etiqueta en la que desea que aparezca la información en formato impreso.

7 Guarde el archivo de Word en sus "etiquetas de dirección" o una carpeta con un nombre similar.

8 Haga clic en "Etiquetas Actualizar" en el menú "correspondencia". La frase << >> Próximo registro aparecerá en frente de los campos de cada etiqueta en la hoja.

9 Pulse "Finalizar y combinar correspondencia" en el menú "correspondencia". Seleccione la opción "Editar documentos individuales," tipo en los registros que desea combinar con la hoja de etiquetas, después haga clic en "Aceptar". Todos sus etiquetas con información de la dirección de su hoja de Excel aparecerá ahora en la pantalla. Cada vez que actualice y guarde el archivo en Excel, se actualizará automáticamente al crear etiquetas en Word-los dos archivos (lista de Excel y la hoja de etiquetas de Word) ahora están vinculados.

10 Imprimir sus etiquetas.

Consejos y advertencias

• Estas instrucciones funcionan con Microsoft Word 2007 y cualquier versión de Excel. Si tiene una versión anterior de Word, puede encontrar las opciones de combinación de correspondencia en "Herramientas", luego "Cartas y correspondencia" en el menú principal. Como alternativa, haga clic en "Ver" en el menú principal, luego "Barras de herramientas" para abrir la barra de herramientas de combinación de correspondencia.