Cómo crear una sala de conferencias calendario en Outlook 2003

Una de las características más valiosas de Microsoft Exchange es la capacidad de compartir información con los miembros del equipo. Un único listas de calendarios o de contacto se puede acceder a través de la información personal de correo electrónico y gerente de Microsoft, Outlook, por varias personas a lo largo de una empresa u organización. La disponibilidad de un recurso de alta demanda, como una sala de conferencias también se puede seguir en Outlook con un calendario compartido, permitiendo que el recurso a ser programada con el clic de un ratón.

Instrucciones

Crear un calendario compartido

1 Abra Microsoft Outlook. Haga clic en el icono Vista de carpetas en la parte inferior de la lista de accesos directos. Haga clic en el signo más junto a las carpetas públicas en la parte inferior de la lista. Haga clic en el signo más junto a Todas las carpetas públicas para expandir el contenedor.

2 Haga clic en Todas las carpetas públicas. Seleccione Nueva carpeta en el menú, a continuación, escriba un nombre para el nuevo calendario, como el nombre del grupo de trabajo para el que está creando el calendario. Seleccione los elementos de calendario en el menú desplegable de selección. Haga clic en Aceptar para guardar el nuevo calendario.

3 Haga clic en el nuevo calendario y seleccione Propiedades en el menú. Cambie a la ficha Permisos, a continuación, utilice el botón Agregar de la ficha Permisos de elegir a las personas que desea compartir el calendario con. Haga doble clic en cada uno, o resaltar cada entrada y haga clic en Agregar.

4 Seleccione cada nombre, a continuación, cambiar el nivel de permisos cuadro desplegable al nivel de acceso que desea ajustar. Haga clic en Aplicar y Aceptar después de haber establecido los permisos apropiados para cada entrada.

5 Visita el sitio de trabajo para cada individuo que desea tener acceso a su calendario. Abra Outlook, haga clic en el acceso directo de calendario en el lado izquierdo. Seleccione la opción Abrir un enlace calendario compartido. Utilice el botón Nombre de la caja pequeña para seleccionar la persona con el calendario compartido. Haga clic en Aceptar, a continuación, hacer clic en Aceptar.

Consejos y advertencias

• Use un calendario compartido para programar el uso de recursos de la empresa, tales como herramientas, salas, equipos y vehículos.
• Establecer permisos con cuidado para evitar el acceso no autorizado a información confidencial.