Cómo pasar de los valores a un parámetro desde Excel a Microsoft Query

Microsoft Query es una utilidad de transferencia utilizada para traer información desde una base de datos externa, como Microsoft Access o SQL Server, las listas de Excel, o archivos de texto, en los programas de Microsoft Office, como una hoja de cálculo de Excel. Una vez que defina los parámetros de datos en Excel, el Microsoft Query pasa en valores que se pueden utilizar y actualizar automáticamente cada vez que las actualizaciones de la información fuente. Al pasar de los valores a un parámetro desde Excel a Microsoft Query es un proceso de tres etapas en el que primero se conecta una fuente de datos a Excel, utiliza un Asistente para consultas para definir los parámetros de consulta, y finalmente seleccione importar datos a Excel.

Instrucciones

Conectarse a una fuente de datos

1 Abrir Excel, haga clic en "Obtener datos externos" de los datos "pestaña en el menú principal, luego seleccione" De otras fuentes "y" Microsoft Query para abrir la ventana "Elegir origen de datos".

2 Coloque una marca de verificación en la opción "Usar el Asistente para consultas para crear / editar consultas" y, a continuación, seleccione el origen de datos que desea conectarse de la lista o seleccione "Fuente de Datos Nuevo" para crear una nueva conexión.

Si decide establecer una nueva conexión, dar a la fuente de datos un nombre, como MS Access base de datos de ventas, a continuación, seleccione un controlador para el tipo de fuente de datos. Por ejemplo, si está utilizando una base de datos, seleccione el controlador de base de datos Access, y si está utilizando una base de datos de SQL Server, seleccione SQL Server.

3 Haga clic en "Conectar" para abrir una "ventana de conexión" y vaya a la ubicación de la fuente de datos, a continuación, haga clic en el botón "Opciones avanzadas" para configurar un nombre de usuario y contraseña. Haga clic en "Aceptar" para establecer una conexión entre Excel y la fuente de datos y volver a la ventana "Elegir origen de datos".

Defina y parámetros de consulta

4 Seleccione el origen de datos al que está conectada y haga clic en "Aceptar" para abrir el Asistente para consultas.

5 Seleccione las tablas y los campos que desea incluir en la consulta. Por ejemplo, si desea crear una consulta para recuperar información sobre los clientes con saldos acreedores pendientes, primero seleccionar la tabla "Cliente", y luego elegir los campos apropiados, tales como número de cliente, nombre y equilibrio. Haga clic en "Siguiente" para comenzar a definir los parámetros de datos.

6 Definir los parámetros de datos para elegir qué datos para mostrar. Seleccione un campo, tales como el equilibrio, para que aparezca un menú desplegable con opciones de parámetros. Seleccionar un parámetro, tales como "es mayor que" para que aparezca una "caja de Número" y luego seleccionar un número, tal como cero (0). Repita este proceso para todos los campos que requieren definiciones de parámetros y haga clic en "OK" para establecer un orden de clasificación de los datos.

7 Haga clic en el botón desplegable en la "Ordenar por" caja y elegir un campo, tales como "número de cliente" a utilizar para ordenar los datos. Seleccionar para mostrar los datos en orden ascendente o descendente y haga clic en "Aceptar".

8 Guarde la consulta haciendo clic en el botón "Guardar consulta" y dando a la consulta un nombre descriptivo. Haga clic en "Hoja de trabajo existente" para enviar la información a la hoja de cálculo Excel. Formato de datos como desee para mostrarlo.

Consejos y advertencias

• Una vez que guarde esta consulta, se puede utilizar una vez más por acceder a él desde la pestaña "Consultas" en la "Ventana Elegir base de datos."
• Para dar formato a los datos de la consulta para que coincida con la información que ya están en la hoja de cálculo, haga clic en el botón de Microsoft Office, a continuación, seleccione "Opciones de Excel" y "Avanzado". Coloque una marca de verificación en "Extender formatos y fórmulas intervalo de fechas."
• Para actualizar y refrescar datos de la consulta, seleccione la ficha "Datos" en el menú principal de Excel y, a continuación, haga clic en "Actualizar todo".
• Anote la contraseña si decide añadir una contraseña como Microsoft no puede recuperarla para usted.