Cómo administrar carpetas personales en el MS perspectiva

Microsoft Outlook le permite mantener las tareas, un calendario, los contactos y el correo electrónico en una ubicación central. Sus características hacen que la gestión y la planificación de la información personal más eficaz que utilizar varias herramientas no integradas, incluyendo pluma y papel. Otro de los beneficios de este enfoque digital es que puede organizar y archivar la información que Outlook almacena en sus carpetas personales. La gestión de sus datos con carpetas personales de Outlook hará que su carga de trabajo más ligera y su trabajo fluya más suave.

Instrucciones

Crear un nuevo archivo de carpetas personales

1 Abra Outlook. Haga clic en el icono del programa en el escritorio o en su nombre en la lista de programas en el menú "Inicio". Crear un archivo personal haciendo clic en el menú "Archivo" y seleccionar "Nuevo" y luego haga clic en "Archivo de datos de Outlook" y elija "Office Outlook Archivo de carpetas personales." Pulse el botón "OK" para continuar.

2 Escriba un nombre para el archivo en el cuadro de diálogo "Nombre de archivo"; que tendrá la extensión PST, de forma predeterminada. No cambie la extensión. Las siguientes solicitudes caja de diálogo que le da a su carpeta un nombre para mostrar. Microsoft proporciona esta característica para darle la oportunidad de especificar un nombre de visualización que le permite distinguir entre carpetas personales cuando se tiene más de uno.

3 Introduzca un nombre para la carpeta en la sección "Nombre" de la ventana "Crear carpetas personales de Microsoft". Debe ser algo que sea fácil para que usted pueda recordar.

4 Proteja su carpeta con una contraseña, si se desea. Escriba la misma combinación de letras, números o caracteres especiales en los cuadros de "Verificar" "contraseña" y. Outlook requiere un mínimo de ocho caracteres y permite un máximo de 15.

5 Coloque una marca de verificación junto a la opción "Guardar contraseña en su lista de contraseñas" si no desea que Outlook para pedir la contraseña cada vez que lo abra. Pulse el botón "OK" para finalizar la creación de la carpeta.

administrar carpetas

6 Exportar seleccionado datos de Outlook a un archivo PST para crear un archivo y reducir el tamaño de las carpetas principales. Abra el menú "Archivo" y seleccione "Importar y exportar".

7 Seleccione la opción "Exportar a un archivo" en el cuadro de diálogo "Asistente para importación y exportación". Pulse "Siguiente" para continuar. A continuación, seleccione "Archivo de carpetas personales (PST)" y pulse "Siguiente".

8 Resalte la carpeta que contiene los datos que desea archivar en la lista de "carpetas personales de exportación". Si está archivado de correo electrónico, seleccione su "Bandeja de entrada". Usted tendrá que marcar la casilla "Incluir subcarpetas" si la carpeta de Outlook que desea exportar contiene subcarpetas.

9 Presione el botón "Examinar" para navegar hasta la carpeta que creó. El asistente muestra todas las carpetas en el subdirectorio de datos de Outlook.

10 Localizar y resaltar la carpeta, haga clic para abrirlo, luego seleccione "Finalizar" para que Outlook se inicie la exportación de sus datos.

Consejos y advertencias

• Abra el menú "Ir" y seleccione "Lista de carpetas" para confirmar que la carpeta ha sido añadido.