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Cómo crear un índice en Adobe PDF Docs

Cómo crear un índice en Adobe PDF Docs


El formato de documento portátil (PDF), introducido en 1990, permite a las personas que trabajan en diferentes aplicaciones o sistemas operativos para compartir documentos. El PDF es ampliamente utilizado para web-distribución de documentos y establece el estándar para el archivo de documentos. (Ver Referencias 1) La mayoría de los archivos PDF se pueden buscar, lo que significa que puede localizar automáticamente las palabras o los datos especificados en el texto, pero la creación de un índice aumenta las velocidades de búsqueda de documentos de gran tamaño. Usted puede leer documentos PDF con Adobe Reader, que está disponible de forma gratuita en el sitio web de Adobe (ver Recursos), pero se necesita el programa Adobe Acrobat para crear un índice. (Ver Referencias 2)

Instrucciones

1 Abra el documento para comprobar que contiene el texto de búsqueda. Seleccione "Buscar" en el menú "Editar" y probar el documento mediante la búsqueda de un término en el texto. Si la función de búsqueda funciona, ya está listo para crear un índice. Los documentos escaneados, que se guardan como imágenes de texto en lugar del texto real, deben ser convertidos a texto de búsqueda antes de que pueda indexarlos.

2 Convertir un documento no puede buscar en Acrobat, vaya a "Documento> Reconocimiento de texto OCR> Reconocer texto" usando OCR. ( "OCR" es reconocimiento óptico de caracteres). Seleccione Todas las páginas para convertir todo el documento. Haga clic en Editar y seleccione Imagen de búsqueda en el menú desplegable de Estilo PDF de salida. También puede elegir un idioma distinto del Inglés en el menú Editar.

3 Cree el índice seleccionando "Opciones avanzadas> Proceso de documentos> Administrar índice incrustado." Usted recibirá un mensaje que dice "el documento no contiene un índice incrustado." Haga clic en el botón índice Insertar. La siguiente ventana es una alerta que indica que Acrobat se va a cerrar y guardar el documento, crear un índice e incrustarlo en el archivo. Haga clic en "Aceptar" Acrobat procesará el documento y volver a abrir automáticamente cuando se ha completado el índice.

Consejos y advertencias

  • Aunque necesita Acrobat para crear y incrustar el índice, verá una mayor velocidad de búsqueda, incluso en la aplicación gratuita Adobe Reader. También puede extraer texto de documentos PDF para que sea investigable por el software de sistema Windows utilizando iFilter. Los documentos PDF procesados ​​por iFilter se pueden buscar en el escritorio local, un servidor o en Internet.
  • Actualizar el índice después de realizar cambios en el documento, vaya a Avanzado> Proceso de documentos> Gestionar Embedded índice y elegir Actualizar índice. Si cambia y guarda el documento sin actualizar el índice, se elimina automáticamente. (Ver Referencias 3)