Cómo combinar las listas de correo de Excel

Si tiene varias hojas de cálculo de la lista de correo y desea combinarlos, el fuego de Excel. Hay algunas situaciones que hacen que el proceso un poco más complicado que un juego de niños. Vamos a ver escenarios de muy simple a un poco más compleja. En el proceso de combinar sus listas de correo, usted aprenderá acerca de la clasificación de datos y la reordenación de columnas. En aras de la brevedad, vamos a asumir que desea combinar dos listas de correo, pero si usted tiene más, sólo hay que repetir el proceso.

Instrucciones

1 Abra las dos hojas de cálculo de Excel en la lista de correo. Si cada columna en una corresponde con la otra - si, por ejemplo, la columna A se compone de los nombres de pila, la columna B es apellidos, la columna C es la primera línea de dirección y así sucesivamente en ambas listas - se puede considerar sus listas con formato idéntica.

2 Cambiar el formato de fuente, si se desea. Si una hoja de cálculo utiliza un tipo de letra diferente, por ejemplo, es posible que desee cambiar el tipo de letra en el otro para que coincida.

3 Reorganización de columnas, si es necesario. Si una lista de correo tiene apellidos en la columna A y nombres dados en la columna B, por ejemplo, y desea revertirlas, haga clic en la columna B (en la letra "B" por encima de la columna) y elegir la opción "Cortar", entonces haga clic derecho en la columna a y elegir la opción "Insertar celdas de corte."

4 Resalte las celdas de datos en una hoja de cálculo, evitando los encabezados de fila como "Nombre". Presione Ctrl-C para copiar.

5 Cambie a la ventana que muestra la otra hoja de cálculo. Ir a la última fila que contiene datos y mover el cuadro de selección para la primera celda (A) en la fila.

6 Presione Ctrl-V para pegar los datos copiados.

7 Presione Ctrl-A dos veces para seleccionar toda la hoja de cálculo. En la pestaña Inicio, haga clic en "Ordenar y filtrar," hacia el lado derecho de la cinta. Seleccione la opción "Ordenar personalizada". Si la hoja de cálculo incluye etiquetas, como "Nombre", en la parte superior, coloque una marca de verificación junto a "Mis datos tiene encabezados."

8 En el "Ordenar por" desplegable bajo "Columna", seleccione la columna que desea ordenar, por ejemplo, el nombre o el apellido. Si desea ordenar por código postal, seleccione la columna que enumera los códigos postales. Elegir ordenar en "valores" y ordenar la clase "A a la Z." Presiona OK."

9 Eliminar las entradas duplicadas, haga clic en la ficha Datos, a continuación, hacer clic en el botón "Avanzado" en el "filtro" de conjunto de botón. Excel debe seleccionar automáticamente todo el conjunto de datos, pero si lo hace, no se puede seleccionar usted mismo haciendo clic y seleccionar el rango.

10 Deje el botón junto a "Filtrar la lista, en su lugar" lleno, y colocar una marca de verificación junto a "sólo registros únicos." Presiona OK." Las entradas duplicadas serán borrados sin problemas, sin dejar líneas en blanco.

11 Guarde la hoja de cálculo combinado, tal vez con un nuevo nombre para reflejar su nuevo contenido.

Consejos y advertencias

• Si no selecciona todas las columnas en la hoja de cálculo antes de la clasificación, algunas de las columnas no va a clasificar, lo que significa que cada fila tendrá información incorrecta. Por ejemplo, Sue Smith y Todd Miller podrían convertirse Sue Miller y Todd Smith.