Cómo suprimir valores duplicados en MS Informe de Acceso

Microsoft Access, como la mayoría de los programas de bases de datos, incluye un campo para cada fila de datos que identifica de forma única cada registro. En Access, este campo se conoce como el campo de clave principal. Los ejemplos de un campo de clave principal incluyen el número de identificación, número de pedido y la fecha de entrada. Cuando las consultas omiten estos campos de clave principal, a encontrar valores duplicados que aparecen en su informe. Técnicamente, estos resultados no son duplicados reales como los campos de clave principal para los registros no se correspondería. Sin embargo, Access proporciona una manera de suprimir estos campos con datos duplicados para optimizar su informe. Estas medidas suprimen los registros en todos los valores del campo devuelto por la consulta son iguales.

Instrucciones

1 Abrir una consulta existente en el acceso o crear una nueva consulta utilizando el asistente de consulta para seleccionar los registros que desea mostrar en su informe.

2 Incluir en la consulta sólo los campos que contienen datos duplicados. Si tiene campos de clave principal o campos adicionales que incluyen datos únicos en los resultados de la consulta, no serán suprimidos los datos duplicados en las filas que tienen un identificador. Por ejemplo, si tiene dos filas de datos, incluyendo el número de pedido, nombre y dirección y el nombre y campos de Dirección contienen datos duplicados, pero los campos de número de orden incluir datos únicos, no serán suprimidas las filas. Si se omite el campo Número de pedido a partir de los resultados de la consulta, el campo de nombre y dirección duplicada será suprimida puesto que ya no es ninguna de datos únicos asociados con la fila.

3 Seleccione la opción "Vista Diseño" de las opciones de Vista en el menú de encabezado.

4 Abra la "Hoja de propiedades" haciendo clic derecho en un área en blanco de la consulta y seleccionar "Propiedades" o puede optar por "Hoja de propiedades" en el menú "Mostrar / Ocultar" en la cabecera. En la hoja de propiedades, encontrar la propiedad denominada "Valores únicos." Cambie la propiedad de "Valores únicos" a "sí". Una vez que esta propiedad se establece en "sí", que ya no será capaz de editar o modificar los campos de datos en la vista de consulta.

5 Ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. Todos los valores duplicados deben ser suprimidas en los resultados de consulta.

6 Cree su informe mediante la consulta modificada con los valores duplicados suprimidas. Su informe sólo incluye la primera instancia del valor duplicado en los resultados. Los registros duplicados restantes se ocultan de la vista.

Consejos y advertencias

• Este método de supresión duplicado en Access sólo funcionará si se duplican todos los valores de campo. Dos o más registros sólo pueden considerarse duplicados por Access cuando todos los campos en los resultados de la consulta son los mismos valores exactos. Si los valores de un solo campo son diferentes, cada registro es único, y no se puede ocultar esos registros utilizando este método.