Cómo establecer un sistema de Back Office

sistemas de back office se utilizan en las principales oficinas que están tratando de pasar al siguiente nivel mediante la automatización de los datos contables, de envío y de fabricación en hojas de cálculo y otros programas sencillos. La mayoría de estos sistemas se basan en software y sobre todo se reduce a la posibilidad de instalar estos programas, organizarlos y capacitar a los empleados sobre cómo operar en la manera más eficiente. Estos sistemas de back office varían de empresa a empresa en base a sus necesidades específicas.

Instrucciones

1 Instalar programas de Microsoft Office en todos los equipos. Este paquete de software tendrá Microsoft Excel, Word y otros programas que son eficientes para las órdenes de manejo, programación y otras formas de datos que son parte integral de gestión de una empresa. Estos programas en sí mismos no ocupará mucho espacio en el disco duro del ordenador, pero cuanto más se utilizan y los más documentos que se crean, serán necesarios el espacio en disco duro y más memoria para ejecutar estos programas a una velocidad eficiente. Debido a esto, los equipos más nuevos y más rápidos son mejores para estos sistemas de back office.

2 Capacitar a los empleados sobre cómo utilizar estos programas. Todos los supervisores deben saber exactamente cómo utilizar estos programas para que los empleados tienen alguna pregunta acerca de por qué uno de los programas no está trabajando o haciendo lo que quieren que hagan debe ser capaz de ser contestadas y se fijaron. Los empleados son contratados para trabajar en el área de back office de la empresa, que debe ser capaz de demostrar que saben cómo utilizar estos programas con soltura.

3 Divida la oficina de apoyo en diferentes departamentos como contabilidad, fabricación y recursos humanos. Los diferentes programas, hojas de cálculo y procesos serán utilizados dentro de cada departamento, utilizando todas las herramientas de estos programas de software tienen que hacerlo más fácil en las operaciones de la empresa.

4 Imprimir las instrucciones de cómo funcionan estos procesos y qué programas deben ser utilizados. Estos deben ser distribuidos a los empleados que trabajan en estos programas en la oficina.

Consejos y advertencias

• Enseñar a los empleados cómo todos los otros departamentos operan también ayudará a la trastienda de un negocio funcione de manera más eficiente. De esta manera los empleados que trabajan en otros departamentos pueden ayudar o reemplazar a los empleados que necesitan una mano en un departamento en particular.
• Actualizar todo el software que se utiliza en estas oficinas espalda con regularidad para que los programas puedan funcionar tan rápida y eficientemente como sea posible.
• Copia de seguridad de todos los datos que el sistema de back office reúne con el tiempo en un disco duro externo o un servidor independiente que no puede ser borrada por una subida de tensión, un virus informático o un mal funcionamiento del hardware. La pérdida de toda la información que se almacena en la oficina de apoyo puede ser agobiante para que una empresa de cualquier tamaño.