Cómo entender las cuentas de gastos de QuickBooks

Usted tiene que entender el concepto de contabilidad de doble entrada para entender las cuentas de gastos de QuickBooks. Cada transacción de que se introduzca en QuickBooks afecta a dos cuentas diferentes, incluyendo una cuenta de gastos. También hay que entender los tipos de gastos que va a ingresar. QuickBooks tiene varios tipos diferentes de cuentas de gastos que se generan automáticamente cuando comience a crear su archivo de empresa. Estos se encuentran en el plan de cuentas.

Instrucciones

Cuentas de gastos y contabilidad de doble entrada

1 Abra el archivo de compañía QuickBooks haciendo clic en el icono en el escritorio de QuickBooks. Introduzca el ID de usuario y la contraseña que escogió cuando se instaló el software. Se abre la pantalla "Inicio". Haga clic en la opción "Listas" en el menú superior.

2 Desplazarse hacia abajo las "listas" para el "Plan de Cuentas" botón y haga clic en él. El Plan de Cuentas se organiza con cuentas de activo en la parte superior, incluyendo cuentas bancarias, cuentas por cobrar y activos actuales. La mitad de la lista incluye tarjetas de crédito, cuentas de pasivo y cuentas de capital. La parte inferior de la lista se incluyen las cuentas de ingresos, el costo de ventas y cuentas de gastos. Cada transacción que usted complete afectará a dos cuentas diferentes. El pago de una factura de seguros, por ejemplo, se incrementará la cuenta de gastos "seguros" por la cantidad pagada y disminuirá el saldo de la cuenta bancaria en la misma cantidad. Esto se llama contabilidad de doble entrada y la correcta ejecución de este método da como resultado un balance preciso.

3 Introduzca una transacción práctica - un pago muestra de una factura de servicios públicos - para ver las obras de entrada de contabilidad de cómo dobles. Abra el registro de cheques haciendo clic en la cuenta bancaria que creó al instalar el software. Introduzca "Utilidades" en la línea de cuenta, que se encuentra por debajo de la línea del beneficiario. Escriba en una cantidad que sea fácil de recordar, como por ejemplo $ 222,22, en la columna de la cantidad y haga clic en el botón "Grabar".

4 Haga clic en el botón "Informes", vaya a la sección "Sociedad y Financiero", a continuación, abra el informe "Pérdidas y ganancias". Haga clic en el informe "Pérdidas y ganancias estándar". La cuenta de gastos "Utilidades" tendrá la transacción $ 222.22 registra como un pago y la misma cantidad estará en la transacción bancaria como una retirada.

La comprensión de gastos Subcuentas

5 Abra el plan de cuentas de nuevo y desplazarse a través de las diferentes cuentas de gastos que se han creado automáticamente por QuickBooks. Puede eliminar cualquiera de las cuentas de gastos que no sean dependientes de su negocio o agregar otros nuevos. Tenga en cuenta que algunas de las cuentas de gastos de tener una cuenta de padres y algunos tienen subcuentas por debajo de ellos que están sangrados.

6 Crear una subcuenta para una categoría de gasto. Usted tiene que entender subcuentas para los gastos que se pueden hacer esto. El "Utilidades" de la cuenta puede actuar como un padre y tienen subcuentas para "agua", "Electric" o "gas". Estas sub-cuentas pueden ayudar a mantener un registro de cualquier aumento de los ingresos o disminuciones en áreas específicas. Mantenga las teclas "N" hacia abajo con el plan de cuentas abiertas "CTRL" y. La ventana "Agregar nueva cuenta" se abrirá.

7 Seleccione la opción "Gastos" como el tipo de cuenta. Introducir la palabra "electricidad" en el cuadro nombre de cuenta. Haga clic en el centro de la casilla "Hacer una subcuenta de". Haga clic en el cuadro de flecha y desplácese hacia abajo para localizar el "Utilidades" cuenta de gastos, a continuación, haga clic en él.

Puede crear una subcuenta para cualquier cuenta de gastos que tiene múltiples gastos en la misma categoría general. Otros gastos que trabajarían con subcuentas incluyen "Automóvil", lo que podría tener subcuentas como "seguro", "licencia y tasas" y "combustible".

Consejos y advertencias

• Se pueden crear informes para conocer el estado de cada cuenta de gastos si se ha configurado correctamente las cuentas de gastos.