Cómo crear etiquetas utilizando Microsoft Word y Excel

Microsoft Office fácilmente permite a los usuarios crear varios tipos de etiquetas. Normalmente, los datos de entrada es la primera en Excel, luego importados a la Palabra a través de la función de combinación de correspondencia. Esto es a menudo el proceso utilizado para crear etiquetas postales para sobres. Sin embargo, "etiqueta" plantillas adicionales están disponibles en Word para la creación de materiales, tales como tarjetas de visita, tarjetas postales y carátulas de CD.

Tenga en cuenta que las siguientes instrucciones se refieren a Microsoft Office 2007. Si está usando Microsoft Office 2003, un enlace con instrucciones para esta versión se proporciona en la sección de referencias a continuación.

Instrucciones

Ingrese los datos en Excel

1 Abrir un documento en blanco en Microsoft Excel.

2 Crear encabezados de columna. En la primera fila (fila 1), escriba los títulos de las columnas de los datos. Por ejemplo, si va a crear etiquetas de correo, sus títulos pueden ser "Nombre", "Dirección", "City", "Estado" y "Zip". Cada cabecera debe estar en su propia columna. El uso de este ejemplo, la columna 1A sería "Nombre", la columna 1B sería "Dirección", 1C columna sería "City", y así sucesivamente.

3 Introducir sus datos. Una vez que haya creado los encabezados de columna, puede entonces ingresar sus datos comenzando en la fila 2. Uso tantas filas como sea necesario para sus datos.

4 Guarde y cierre el documento.

Crear etiquetas en Word

5 Abrir un documento en blanco en Microsoft Word.

6 Haga clic en la pestaña "correspondencia", a continuación, haga clic en "etiquetas".

7 Seleccione el tipo de etiqueta que desea crear. Después de hacer clic en "etiquetas", aparecerá un cuadro de diálogo. Haga clic en "Opciones" y seleccione la etiqueta que desea utilizar. Por ejemplo, si ha adquirido Avery etiquetas postales 5260 de su oficina local tienda, aquí es donde se elige esta etiqueta. En "vendedores de etiquetas", deberá seleccionar "Carta de Avery de Estados Unidos." Luego de "Número de producto", deberá seleccionar "5260." Cuando haya terminado, haga clic en "OK" y luego haga clic en "Nuevo documento". Un nuevo documento aparecerá con el tamaño de las etiquetas que ha seleccionado.

8 Seleccione los datos que desea importar. En virtud de la "correspondencia" pestaña, haga clic en "Seleccionar destinatarios" y luego "Usar lista existente." Navegar por los archivos para seleccionar el título del documento de Excel que creó. Haga clic en "Abrir" y aparecerá un cuadro de diálogo pidiéndole que seleccione una "hoja". A menos que utilizó más de una hoja en su documento de Excel, sólo puede seleccionar "Hoja 1." Haga clic en Aceptar." Después de hacer clic en OK, puede parecer que no pasó nada, pero sus datos se han seleccionado.

9 Haga clic en "Insertar campo de combinación." Aquí es donde se va a colocar en los encabezados de columna que ha creado. Utilizando el ejemplo anterior, se haga clic en los encabezados tales como "Nombre", "Dirección", y así sucesivamente. Tenga en cuenta que al insertar estas cabeceras, debe colocar exactamente la forma en que desea que aparezcan. Para una etiqueta de envío, debería insertar el "Nombre" de cabecera primero, y luego haga clic en "Enter". En la siguiente línea debería insertar la "Dirección" encabezado y haga clic en "Enter". En la siguiente línea, debería insertar "City" y añadir una coma y un espacio antes de insertar "Estado". Así es como una etiqueta de correo típico podría buscar:

"Nombre"
"Calle"
"Código postal"

10 Haga clic en "actualizar etiquetas". Los encabezados entonces aparecerán en cada etiqueta en el documento.

11 Haga clic en "Vista previa de resultados." A continuación, será capaz de ver lo que sus etiquetas se verá como cuando se importan los datos. Si desea realizar algún cambio, haga clic de nuevo en "Vista previa de resultados" y se puede volver atrás y hacer cambios.

12 Finalizar la combinación. Cuando haya terminado de editar las etiquetas, haga clic en "Finish & Merge" y selecciona "Editar documentos individuales." Un cuadro de diálogo aparecerá. Seleccione "Todos" y los datos se pueden importar en un nuevo documento.

13 Guardar los documentos. Las etiquetas están listas para imprimir.