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Ayuda con estructuras de archivos de red

Las redes de ordenadores hacen que sea fácil de almacenar y compartir datos. Una ubicación central accesible a las personas en diferentes oficinas, o incluso diferentes edificios, ahorra tiempo y dinero mediante la mejora de las comunicaciones y la colaboración. Sin embargo, los datos pueden acumularse hasta archivos están enterrados varias capas de profundidad en el sistema y llegar a ser difícil de localizar. Con la creación de directrices para su estructura de archivos de red, puede ayudar a mantener los datos fáciles de encontrar.

Dibuje un diagrama de la estructura de archivos de red

Tómese su tiempo para pensar las cosas. Piense en su almacenamiento en red, un archivador, y decidir cuántos "cajones" que desea tener. Dibuje un diagrama de flujo o pirámide lista de las personas y departamentos que necesitan tener carpetas de nivel superior en la estructura, y luego romper las cosas más detalle en cada nivel. Mantener las carpetas de nivel superior al mínimo para evitar confusiones. Utilice principales departamentos, descripciones de puestos o categorías de contabilidad como modelo. Si usted está planeando tener unidades de red separadas para acceder a la carpeta, considere el uso de la menor cantidad posible. Mapear una unidad para una ubicación de almacenamiento compartido central y una unidad para el almacenamiento personal o confidencial de un individuo. Tratar de normalizar los nombres de las carpetas y estructuras para hacer un mantenimiento más fácil, especialmente si usted tiene un mayor número de carpetas de nivel superior.

Considerar el archivo de seguridad del sistema

Eliminar los problemas de seguridad mediante la creación de grupos de permisos para acceder a la carpeta de nivel superior en lugar de dar a los usuarios el acceso a cada carpeta de nivel superior, uno a la vez. Mediante la asignación de grupos de seguridad y luego añadir usuarios a esos grupos, se puede mantener un menor número de listas y la administración de corte de forma considerable. Establecer permisos que impidan a los usuarios crear o eliminar las carpetas de nivel superior. Mantener a los grupos de seguridad al mínimo, así, utilizando el diagrama de estructura de archivos como una guía. Configurar una carpeta compartida para el acceso general para que sea fácil para los departamentos para mover datos entre grupos de permisos, pero asignar a cada departamento de acceso exclusivo a su propia carpeta.

Considerar las necesidades individuales

Configurar carpetas en el nivel superior de la estructura de archivos basado en las necesidades del usuario o de ese departamento. Discutir sus responsabilidades con ellos y crear una estructura de carpetas que tengan sentido para todos los involucrados. Si hay usuarios con necesidades de espacio de almacenamiento más altas, es posible que desee establecer cuotas en carpetas de nivel superior para evitar que el uso de espacio y afectar a otros. Educar a los usuarios acerca de los límites de espacio y la retención de datos para ayudar a mantener un sistema de carpetas ordenada y organizada.