Cómo crear etiquetas de correo Cómo utilizar Combinar correspondencia de Microsoft Word

La función Combinar correspondencia de Microsoft Word proporciona un método sencillo de crear etiquetas de correo desde una hoja de cálculo de Excel existente de destinatarios de correo.

Instrucciones

1 Abrir un documento de Word en blanco. Haga clic en la pestaña "correspondencia" en la barra de menús y, en el grupo "Iniciar Combinar correspondencia", haga clic en "Iniciar Combinar correspondencia" y elija "etiquetas".

2 Ir al cuadro de diálogo "Opciones de etiquetas". Establecer la configuración de la impresora y seleccione su producto etiqueta específica en los menús desplegables. Si la etiqueta no aparece, haga clic en "Nueva etiqueta" para abrir una nueva ventana de etiqueta personalizada e introduzca las dimensiones de su etiqueta y un nombre de etiqueta, a continuación, haga clic en "OK" y encontrar la etiqueta personalizada en el menú desplegable. Haga clic en "Aceptar" después de elegir la etiqueta adecuada, y las células de la etiqueta aparecerá en el documento de Word. Haga clic en el icono "Guardar" en la parte superior izquierda del menú, seleccione un nombre de archivo y haga clic en el botón "Guardar".

3 Haga clic en la pestaña "correspondencia" en la barra de menús y, en el "Inicio de combinar correspondencia" del grupo, haga clic en "Seleccionar destinatarios" y elegir la opción "Usar lista existente." Vaya a la ubicación del archivo de destinatario, haga clic en él para resaltar el nombre del archivo y haga clic en "Abrir". En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione la hoja de cálculo de Excel que incluye los destinatarios de la lista y haga clic en "Aceptar". Esto adjunta el archivo de Excel para el documento de Word, y las palabras "Próximo registro" aparece en la etiqueta de cada celda a excepción de la primera célula.

4 Haga clic en el botón "Editar lista de destinatarios" en el grupo "Iniciar Combinar correspondencia". Todos los datos de lista de destinatarios se muestra en el cuadro de diálogo "Destinatarios de combinar correspondencia" - la hoja de cálculo se llama la fuente de datos, cada fila (etiqueta individual) un registro y cada columna (categoría específica de información en la etiqueta) un campo. Seleccione los destinatarios que desea incluir en las etiquetas marcando las casillas a la izquierda de cada registro.

5 Haga clic en "Filtro" en "Destinatario Afinar" para abrir el cuadro de diálogo "Filtro". Seleccione el campo, seleccione "Igual a" bajo "Comparación", escriba los datos de campo real de la etiqueta para las etiquetas que se imprimirán en "Comparar a" y haga clic en "Aceptar". Esto se corten las etiquetas que no cumplen con los criterios de filtro y sólo incluyen aquellos que lo hacen. Añadir otro filtro si se requiere más de filtrado y haga clic en "Aceptar". La flecha desplegable junto a cada cabecera de la columna se vuelve azul para indicar un filtro según el mismo criterio.

6 Haga clic en un encabezado de columna para ordenar las etiquetas de esa cabecera. Para añadir más criterios de ordenación, haga clic en "Ordenar" en "Destinatario Afinar" para abrir el cuadro de diálogo "Ordenar" y haga clic en "Aceptar" cuando haya terminado. Haga clic en "OK" en el diálogo "Destinatarios de combinar correspondencia" una vez que los receptores se filtran, ordenados y controlados. Guarde el documento de Word para guardar la lista de documentos y el receptor.

7 Haga clic dentro de la primera celda de etiqueta para comenzar a diseñar como una plantilla para las otras células. Para añadir un logotipo a las etiquetas, haga clic en la ficha "Insertar", seleccione "Imagen" del grupo "Ejemplos", vaya a la ubicación de la imagen y haga clic en "Insertar". Arrastre los controladores de selección alrededor de la imagen para cambiar su tamaño. Haga clic en "Formato" en la pestaña "Herramientas de imagen" y haga clic en el botón de "Posición" en el grupo "Organizar" para elegir una alineación para el logotipo dentro de la célula.

8 Haga clic en la pestaña "correspondencia" y, en el "amplificador escribir y; Insertar campos" del grupo, haga clic en "dirección de bloque" para abrir el cuadro de diálogo "Insertar bloque de direcciones". Elegir el formato y la información específica que debe incluirse en las etiquetas. Si algunos campos faltan, haga clic en el botón "Asignar campos" para abrir el cuadro de diálogo "Asignar campos", elegir los campos de los menús desplegables de la derecha para que coincida con las cabeceras de información requeridos por la izquierda y haga clic en "Aceptar". Haga clic en "Aceptar" en el cuadro de diálogo "Insertar bloque de direcciones" una vez que se eligen los elementos de la dirección. Las palabras "bloque de direcciones" aparecerá dentro de la primera célula. Haga clic en "Actualización de las etiquetas" en el "amplificador escribir y; Insertar campos" grupo de duplicar el diseño en todas las células de la etiqueta.

9 Haga clic en la pestaña "correspondencia" y haga clic en "Vista previa de resultados" en el grupo "Vista previa de resultados" para previsualizar las etiquetas con los datos reales. Haga clic en la flecha hacia la derecha en el grupo de "Vista previa de resultados" para desplazarse a través de las hojas de etiquetas para ver los datos reales. Realice los cambios necesarios, poniendo de relieve las células y el uso de los comandos de formato como lo haría con cualquier documento utilizando las herramientas de la pestaña "Inicio", como el tamaño de la fuente y el espacio entre párrafos. Guarde el documento.

10 Haga clic en la pestaña "correspondencia" y, en el grupo "Finish", haga clic en el "Terminar & amp; Merge" botón. Seleccione la opción "Impresión de documentos" para abrir un cuadro de diálogo en el que se eligen las células deseadas y haga clic en "Aceptar". Establecer los valores de la impresora en el cuadro de diálogo "impresora" y haga clic en "OK" para iniciar la impresión de las etiquetas.