Cómo reducir el tamaño de los archivos de Excel

Muchas empresas utilizan Excel para realizar un seguimiento de sus datos y los gastos. Sin embargo, puede tener problemas cuando los archivos crecen demasiado grande. Pruebe a reducir el tamaño de los archivos de Excel en diferentes formas de eliminar sus problemas de almacenamiento.

Instrucciones

1 Retire gráficos y fuentes innecesarias del archivo de Excel. los datos del informe simple no necesita una gran cantidad de exceso de formato para que sea atractivo. Si usted necesita para mantener diferentes tipos de letra en su archivo, reducir algunos de los tamaños de fuente que utilizó originalmente.

2 Reducir el número de tablas dinámicas que permiten en su análisis de los datos. Ejecutar su asistente tabla dinámica cuando se trata de cálculos involucrados. Cuando opciones dadas para formatear el archivo, elegir aquellos que permiten que los datos se actualizan en lugar de añadir una nueva tabla.

3 Los datos de entrada su, cierre el archivo y guardar como un archivo de Excel (XLS) y como un archivo HTML (formato XML). Para ello, seleccione "datos XML" en el cuadro "Guardar como tipo" desplegable. Cambiar el nombre de su documento, así, por lo que puede decir la diferencia entre los dos archivos.

4 Abra el archivo XML y guardarlo de nuevo en el archivo XLS regular para crear un archivo más pequeño que el original. Una vez más, cambiar el nombre de este archivo, así como cambiar su tipo. Esta ley elimina la programación extraña dejó de cálculos pasados ​​desde el último "Guardar".

5 Compruebe en el software de compresión de archivos, tales como OzGrid. existen estos productos porque no se puede abrir un archivo una vez que se hace demasiado grande. Comprimir los datos XLS al obligar al programa para volver a calcular las células usadas para su archivo.

Consejos y advertencias

• En cualquier momento va a reducir un archivo, guarde una copia de seguridad del primer original.