Cómo administrar el Sistema de Archivo

Un sistema de archivo es una manera de organizar sus documentos relacionados con la empresa. Idealmente, un sistema de archivo permite la recuperación rápida y eficiente de sus documentos, pero si no se gestiona adecuadamente el sistema podría llegar a ser un lío confuso. Aprender los conceptos básicos de la gestión de un sistema de archivos en su oficina para la eficiencia. Mantenga las palabras del organizador profesional de Sally Allen en cuenta al asumir esta tarea: "Mantenga el papel que fluye a su destino final."

Instrucciones

1 Etiquetar todos los elementos de su sistema de archivo. Eso incluye las carpetas de archivos, armarios y cajas. Incluso si su sistema de archivo incluye el almacenamiento del ordenador, todas las carpetas de archivos y subcarpetas deben ser debidamente etiquetados para una referencia rápida.

2 Establecer un proceso bien definido para el encaminamiento de sus documentos a sus lugares de almacenamiento correctas. Por ejemplo, el primer paso es clasificar el correo, ya que viene en su negocio (chatarra frente importante), el siguiente paso es añadir los archivos a su bandeja de entrada de escritorio y luego a la bandeja de salida una vez que determinar en que el documento pertenece. Entonces podrá dirigir el papeleo para un archivador y cuando llega el momento de archivos de rutas antiguas a una caja de presentación grande para almacenar en un cuarto trasero.

3 Organizar los archivos por categoría y tema primero (en orden por prioridad), a continuación, en orden alfabético para un acceso rápido y una gestión eficiente. Por ejemplo, es posible que tenga una categoría general de facturas, recibos de ventas y órdenes de compra --- entonces organizar cada carpeta de archivos dentro de cada categoría por la empresa o individuo cuyo nombre aparece en los documentos adjuntos.

4 Enviar todos los documentos que no sean necesarios a una pila de eliminación definitiva o caja y disponer de los documentos utilizando una trituradora de al menos una vez por semana. Es difícil de gestionar adecuadamente su sistema de archivo si tiene basura excesiva y la basura en su oficina.

5 Crear un diagrama de árbol escrito que contiene las ramas de los destinos últimos de todos esos documentos en su sistema final de gestión de archivos para ayudar a los empleados a aprender y observar el proceso de presentación.