¿Cómo puedo combinar datos de una base de datos de ACT y hoja de cálculo Excel?

La buena noticia es que la Ley tiene una función de exportación. La mala noticia es que sólo exporta a un archivo delimitado por comas. Esto significa que exporta los datos en un archivo de texto con una fila para cada registro. Cada elemento, o en el campo, serán separados por una coma. Los campos de texto se encierran entre comillas dobles.

Si abre el archivo en el Bloc de notas, puede parecer como un montón de sandeces, pero Microsoft Excel es muy bueno en el manejo de este tipo de información y darle sentido. En unos pocos pasos simples que usted puede combinar sus datos de ACT y sus datos de Excel.

Instrucciones

1 Abra la base de datos de ACT. Haga clic en el menú "Archivo", luego seleccione "Exportar". Seleccione la opción "formato delimitado por comas."

2 Dar al archivo que está guardando un nombre. Asegúrese de recordar donde lo salvó. Se recomienda una subcarpeta fuera de la carpeta Mis documentos.

3 Iniciar el Bloc de notas. Abra el archivo que acaba de guardar. Identificar cada uno de los campos que se han guardado, por ejemplo, nombre de compañía, apellido, etc. Si usted no sabe o necesita un campo en particular, simplemente llamarlo Campo1, Campo2, etc.

4 Inicie Excel y abra el archivo que desea combinar sus datos de ACT en. Hacer las columnas en esta hoja de cálculo se ajustan a los campos que ha identificado en el paso anterior.

5 Utilice la función de copiar y pegar para insertar y eliminar columnas para obtener la hoja de cálculo para que coincida con las columnas en el archivo de texto. Incluya todos los campos, incluso aquellas que no desea mantener la base de datos de ACT. Antes de la fusión, las columnas de Excel tienen que coincidir con los campos de ACT.

6 Coloque el cursor en la primera columna de la primera fila después del final de sus datos. Haga clic en la opción de menú "Datos", a continuación, seleccione "Obtener datos externos". Seleccionar la opción "Texto". Buscar y seleccionar el archivo que exportó de ACT y haga clic en "Abrir". Un asistente de importación de texto se abrirá.

7 Seleccione "delimitado" como tipo de archivo. Haga clic en Siguiente." Seleccione "coma" como delimitador. Haga clic en Siguiente." En este punto, puede hacer clic en "Finalizar" y que va a importar los datos de ACT en Excel a continuación sus datos existentes.

8 Resalte y elimine las columnas que ya no necesita. Si se desea, reorganizar las columnas de nuevo a su orden original. Ahora ha fusionado los dos conjuntos de datos y pueden ordenar, subtotal e informar sobre los datos según sea necesario.

Consejos y advertencias

• Las versiones anteriores de almacenar datos de ACT en una base de datos y modelos nuevos utilizan MS SQL-Server. Así que si usted tiene esos programas y es bueno en la manipulación de los datos, que podría ser más fácil comenzar con la base de datos. Esto le daría más potencia y flexibilidad en su exportación, pero el método de texto funcionará para ambos.
• Si usted tiene una columna en la hoja de cálculo que no está en la base de datos de ACT, moverlo al final de las columnas hasta después de la fusión en lugar de eliminarlo. Sin embargo, será en los datos, y las filas de ACT estará en blanco para esos campos.
• Haga una copia de seguridad de los datos de Excel antes de empezar. Si comete un error con la importación, puede iniciar fácilmente sobre si tiene una copia de seguridad.
• Compruebe sus columnas y filas en el punto de importación detenidamente antes de empezar la manipulación de los datos. Después de iniciar la eliminación de las columnas y la clasificación, volviendo a su estado original será difícil.