¿Cómo puedo crear etiquetas utilizando datos de una hoja de cálculo de Excel 2007?

El programa de Microsoft Excel tiene muchos usos más allá de la creación de hojas de cálculo financieras y las listas de ventas. Una gran característica es la capacidad de establecer una lista de direcciones para el envío de etiquetas o sobres a través de la función de combinación de correspondencia en Word. Introducir la información del destinatario en Excel es mucho más fácil que crear una tabla y entrar en Word - Excel ya tiene las columnas y filas preparado para usted, por lo que el mínimo esfuerzo.

Instrucciones

Instalar el archivo de Excel

1 Abra Excel y escriba la combinación de correspondencia etiquetas de identificación en las columnas a través de la primera fila (fila 1). Por ejemplo, A1 podría ser Tratamiento, B1 Nombre, C1 Apellido y así sucesivamente. Puede etiquetar sus columnas como desee.

2 Escriba la información de dirección en las siguientes filas, asegurando que la información apropiada cae bajo la etiqueta de la columna apropiada. Utilice una fila separada para cada nueva dirección.

3 Destaca tu lista de correo entero, incluyendo la fila de encabezado 1, e ir a la pestaña Fórmula. Haga clic en "Definir nombre" del grupo Definir nombres y el nombre de la hoja de cálculo Excel. Haga clic en Aceptar."

4 Guardar el libro y salga de Excel.

Importar datos de Excel a Word

5 Abra Palabra y dejar el nuevo documento en blanco en la pantalla.

6 Haga clic en la pestaña "correspondencia" de la parte superior de la pantalla y hacer clic en la opción "Iniciar Combinar correspondencia".

7 Seleccione "Etiquetas" e identificar el tipo de impresora seleccionando "impresoras de alimentación continua" o "impresoras de páginas", que es la selección predeterminada. Identificar la bandeja de las etiquetas se extraen de, si es necesario.

8 Especificar la marca y tamaño de las etiquetas que está utilizando bajo la etiqueta de información. Por ejemplo, si está utilizando etiquetas de la marca Avery, seleccione su nombre de la lista desplegable "vendedores de etiquetas" y especificar el tamaño de la etiqueta en "Número de producto." Haga clic en "Aceptar" para salir.

9 Volver a la ficha correspondencia y haga clic en "Seleccionar destinatarios" de inicio de correo grupo de combinación.

10 Haga clic en "Usar lista existente" y haga doble clic en la hoja de cálculo de Excel, una vez que haya encontrado en la caja de diálogo Seleccionar origen de datos.

11 Ir a la caja Confirmar origen de datos y seleccionar "Libros de MS Excel con DDE (* .xls)" para verificar sus datos proviene de un archivo de Excel. Haga clic en "Aceptar" para salir.

12 Seleccione la hoja que contiene la información de dirección una vez que el sub-menú de Microsoft Office Excel se abre y haga clic en "Aceptar".

Insertar campos de combinación de correspondencia

13 Introduzca la combinación de correspondencia identificar los campos que ha creado en su hoja de cálculo de Excel haciendo clic en "correspondencia" y luego la flecha hacia abajo junto a "Insertar campos de combinación."

14 Añadir sus campos individuales colocando el cursor en el lugar donde desea que aparezca la información de dirección en la etiqueta, y seleccione el campo apropiado de la lista que Word genera automáticamente a partir de la hoja de cálculo Excel.

15 Haga clic en "actualizar etiquetas" una vez que haya establecido su primera etiqueta de envío. Esto colocará automáticamente la combinación de correspondencia identificación de campos en todas las otras etiquetas.

Formato, previsualizar e imprimir sus etiquetas

dieciséis Haga clic en la tecla "Ctrl" y más "A" para seleccionar todo el documento de Word. Dar formato a los campos con el tipo de fuente y cualquier otro formato que desee antes de la fusión de las etiquetas de correo.

17 Vista previa de las etiquetas de correo seleccionando el botón "Vista previa de resultados" de la ficha correspondencia.

18 Imprimir etiquetas de correo (si todo se ve bien) haciendo clic en "Finish & Merge" en correspondencia y por selección de "Documentos de impresión."

19 Guarde las etiquetas de correo en un archivo de Word por separado si así lo desea.

Consejos y advertencias

• Asegúrese de utilizar etiquetas de combinación de correspondencia en la hoja de cálculo Excel que identificar correctamente el tipo de datos de cada columna contiene. Por ejemplo, utilice Nombre en lugar de la columna 1.
• Introduzca la combinación de correspondencia identificar los campos que ha creado en Excel de forma individual en lugar de utilizar la opción de bloque de direcciones. Esto asegura que la Palabra se tire toda la información de dirección porque sus campos de Word a Excel será una coincidencia exacta.
• Asegúrese de que usted no tiene ninguna fila en blanco en la hoja de cálculo Excel, de lo contrario va a terminar con etiquetas en blanco.
• Dar formato a las etiquetas en Word, Excel no. Cualquier formato hecho en Excel no importará en Word.