¿Cómo puedo crear una base de datos de la lista de correo Uso de MS Word?

La creación de una base de datos lista de correo de Microsoft Word le da la capacidad de producir fácilmente formularios de cartas, correos electrónicos y etiquetas. Esta es una característica que le puede ahorrar mucho tiempo porque tener esta base de datos significa que no tiene que pasar por el proceso de duplicar su documento de formulario y hacer frente a cada destinatario destinatario único de forma individual. En lugar de crear un documento de formulario y la enlace a su base de datos de lista de correo.

Preparar

Comience abriendo un nuevo documento de Microsoft Word. Usted tiene que utilizar la función de "Combinar correspondencia" que se encuentra en la lista desplegable Herramientas en la barra de menú para crear su base de datos. Esto abrirá un cuadro de opción que le llevará a través de los seis pasos del proceso de combinación de correspondencia. Sólo hay que ir tan lejos como el tercer paso para crear una base de datos. El primer paso le pedirá que seleccione: "¿Qué tipo de documento que está trabajando," Las cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas o Directorio. Al crear una base de datos que no importa la opción que elija. Elegir uno cualquiera a continuación, seleccione Siguiente para ir al paso dos a "Seleccionar el documento inicial." Optar por utilizar el documento actual a continuación, haga clic en Siguiente para ir al paso de tres a "Seleccionar destinatarios." Esta es la etapa en la que se crea la base de datos lista de correo. Bajo las opciones de la lista para seleccionar destinatarios, optar por "Escribir una lista nueva", a continuación, haga clic en Crear. Con ello se abre la caja de título "Nueva lista de direcciones."

Personalización de la base de datos de campos de entrada

Antes de empezar a llenar su información del destinatario que debe personalizar los campos de entrada de información. Los campos de entrada por defecto generalmente se enumeran como: Título, Nombre, Apellido, nombre de compañía, dirección, ciudad, estado, código, País, Teléfono, Teléfono de trabajo, y el correo electrónico, con cremallera. Puede añadir, borrar o cambiar el nombre de estos campos para que se adapte a sus necesidades. Simplemente haga clic en "Personalizar", realice sus modificaciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Creación de su base de datos

Sólo se puede introducir la información una lista de correo del destinatario por entrada. Rellene sus campos de entrada con los datos apropiados para un único destinatario a continuación, haga clic en "Nueva entrada" para rellenar los datos para un nuevo destinatario. Después de introducir la información para todos sus destinatarios, haga clic en "Cerrar". Esta acción hará que el pop-up de un "Guardar como" cuadro. El nombre de su base de datos, seleccione la carpeta que desea guardar la base de datos en, y haga clic en "Guardar". Básicamente, esto se completa el proceso. Lo único que queda por hacer es revisada la base de datos de errores.

A prueba de su base de datos

Después de guardar su base de datos, un cuadro titulado "Destinatarios de combinar correspondencia" se abrirá automáticamente. Se mostrará una lista de todas las entradas de receptores que acaba de hacer en una hoja de cálculo. Desplazarse por la lista, y corregir sus entradas. Si encuentra un error en una entrada, resalte la fila del destinatario, haga clic en "Editar" y realizar los ajustes necesarios y haga clic en "Cerrar". Una vez que termina la verificación, todas las entradas, haga clic en "OK" para cerrar el cuadro de destinatario en Combinar correspondencia. A continuación, cierre la totalidad del cuadro de combinación de correspondencia, haga clic en la "X" en la esquina superior derecha. Su base de datos se crea ahora, a prueba y se guarda.