Cómo reducir el desorden de papel mediante el escaneo de los documentos

Con la comodidad del PC moderno, el archivador se está convirtiendo en un anacronismo. Las empresas de todo el mundo han sido constantemente cambiando a la utilización de documentos electrónicos para ahorrar en costes de papel, sino también para reducir el desorden. Con la amplia disponibilidad de escáneres de documentos, almacenamiento electrónico de documentos es más fácil que nunca.

Instrucciones

1 Elegir un buen escáner para reducir el desorden de papeles. Debe buscar un escáner que es conocido por su velocidad, porque nadie quiere pasar horas escanear sus documentos importantes. Tenga en cuenta el número de documentos que tiene ahora que necesitan ser analizados, así como los documentos que va a escanear en el futuro. Busque un escáner que se encuentra con una buena mezcla de valor y velocidad.

2 Designar los documentos que se analizarán. Escanear todos los documentos que tiene puede no ser necesario en la búsqueda de reducir el desorden de papeles. Elija los documentos pertinentes que pueda necesitar para hacer referencia a más tarde. Idear un orden de prioridades y un plan para escanear documentos de prioridad en primer lugar.

3 Escanear sus documentos para su almacenamiento. Abra la superficie de exploración en el escáner y poner su plana documento en contra de ella, imagen hacia abajo. Cierre la cubierta del escáner y pulse el botón de escaneo para activar el escáner. Espere a que se complete la exploración antes de abrir la tapa y digitalizar otro documento.

4 Crear un sistema de archivo para realizar un seguimiento de sus documentos. Tan importante como reducir el desorden de papel se evita el desorden de la computadora, ya que nadie quiere tener que buscar en su computadora para un documento importante que necesitan. Clasificar los documentos por mes y año, así como por categorías como financiera, personal, impuestos, negocios y así sucesivamente. Nombrar los archivos de forma clara y descriptiva fácil de localizar más tarde.

5 Deshacerse de sus documentos en papel. Dependiendo de la sensibilidad de la información proporcionada en sus documentos, usted debe emplear diferentes métodos de eliminación para resolver la situación. Considere la posibilidad de destrucción de documentos confidenciales financieros, personales y otros. Desgarro en la mitad o simplemente reciclar otros materiales los de menor importancia.

Consejos y advertencias

• Muchas impresoras de ordenador vienen integrados con un escáner. Si usted está en necesidad de ambos, considere matar dos pájaros de un tiro.
• Siempre proteja su ordenador con cortafuegos y otras medidas de seguridad para proteger su información escaneada.