La mejor manera de ahorrar mensajes de correo electrónico desde Outlook

Durante el uso de Microsoft Outlook para su cuenta de correo electrónico, tendrá que asegurarse de que puede realizar un seguimiento de todos los mensajes, y que se puede hacer referencia de nuevo a ellos cuando lo necesite. Por esta razón, es importante entender lo que es la mejor manera de ahorrar y almacenar los mensajes de correo electrónico desde su cuenta de Outlook.

carpetas

De acuerdo con Microsoft, lo mejor es mantener la bandeja de entrada para los mensajes que necesita para leer y procesar a sí mismo y crear otras carpetas que se pueden utilizar para ciertos tipos de correo. Crear una carpeta "1-Referencia". soltar manualmente cualquier mensaje que usted necesita para volver a plazo o que no han tenido tiempo de leer todavía. Poner un "1" en frente de ella por lo que aparece justo debajo de la bandeja de entrada. Crear otras carpetas, como "Personal" para archivar los correos electrónicos personales de distancia y mantenerlos separados de sus mensajes de correo electrónico de trabajo. De esta manera, usted no tendrá que preocuparse de sus compañeros de trabajo mirando por encima del hombro a los mensajes personales. Se puede crear un conjunto de carpetas de mensajes de correo electrónico de listas de correo, para que los mensajes se redireccionan a una carpeta. De esta manera, usted no tiene a desplazar su bandeja de entrada con un montón de mensajes que ni siquiera pueda necesitar para leer.

Archivo

Establecer todas las carpetas para auto-archivar anualmente. El sistema de archivo le permite guardar los correos electrónicos que son importantes sin tener que hacer nada. Outlook puede pedirá que responder si le gustaría auto-archive todos sus mensajes. Haga clic en "Sí", y el proceso de archivo se iniciará. Sus mensajes se mueven desde la bandeja de entrada o en otras carpetas en una carpeta "Archivo", que se puede acceder en cualquier momento. Todas las carpetas serán imitadas en la carpeta "Archivo". Por ejemplo, si usted tiene carpetas de referencia, personales y de negocios, verá los mismos tres carpetas bajo "Archivo".

La característica "Autoarchivar" en Outlook está activada de forma predeterminada, pero también se puede personalizar el sistema de archivo. Para ello, haga clic en el menú "Herramientas". Haga clic en "Opciones" y haga clic en la pestaña "Otros". Seleccione "Autoarchivar". Seleccione "Ejecutar Autoarchivar cada n días," y especifique el número de boletos que para ser (por ejemplo, cada 14 días). Seleccione cualquier otra opción que desee cambiar. Si desea aplicar los cambios a todas las carpetas, seleccione "aplicar esta configuración a todas las carpetas."