Cómo utilizar Microsoft Excel para crear una lista de correo

Microsoft Excel es una aplicación de hoja de cálculo que permite a los usuarios gestionar, organizar y manipular una variedad de datos. En particular, puede utilizar Excel para crear listas de correo. Esta es una característica especialmente útil para las pequeñas empresas que pueden querer enviar una carta o correo electrónico promocional de masas o para las personas que necesitan hacer publicidad de una reunión o una función similar. No sólo está usted listo para enviar cartas a todos sus clientes, también puede dirigirse a ellos por ubicación o cualquier otro dato que tiene en su lista de correo.

Instrucciones

1 Determinar qué campos se deben incluir en su lista de correo. Además del nombre, número de teléfono y dirección, que es una buena idea incluir direcciones de correo electrónico, fecha de la última orden y una columna de notas, que se puede utilizar para incluir información pertinente, como los cumpleaños. Por ejemplo, si usted es dueño de un restaurante, y quiere enviar avisos de cumpleaños a los clientes y sabes su cumpleaños, puede crear una columna "Cumpleaños" y enviar saludos o cupones. La "Fecha de la última orden" columna es una forma particularmente útil para localizar a aquellos clientes que no se han visitado recientemente y enviarles una nota amistosa recordándoles que se olvida de su patrocinio.

2 Abra una hoja de cálculo de Excel haciendo clic en el icono "Inicio" y luego "Todos los programas" y luego "Microsoft Office".

3 Crear encabezados de columna, empezando en la casilla 1. Incluir las partidas para "Nombre", "Apellido", "Dirección", "City", "Estado", "código postal", "Número de teléfono", "Dirección de correo electrónico, "y" Notas "en columnas A1, B1, C1, D1, E1, F1, G1, H1 y I1, respectivamente. La separación de cada componente de la dirección que permite la opción de búsqueda más tarde para los clientes o personas por ciudad o estado, que podría ser particularmente útil para promociones o eventos. Por ejemplo, si usted es una organización benéfica que visita diferentes ciudades para las recolecciones de caridad, que le envía sus notas a aquellas personas que se encuentran en la ciudad correspondiente para informarles de las fechas de recogida y lugares específicos para su ciudad.

4 Congelar la fila superior haciendo clic en "Ver" en la barra de herramientas y seleccionando "Inmovilizar paneles." Seleccione "Congelar Fila superior." Esto le permitirá ver sus títulos de las columnas cuando se desplaza a través de sus datos.

5 Recoger sus datos y comenzar a importar en la hoja de cálculo.

6 Ordenar a través de sus datos, si es necesario, e información específica única salida, como el pueblo o ciudad. Resaltar toda la hoja de cálculo y haga clic en el botón "Ordenar y filtrar" que se encuentra bajo la pestaña "Inicio" en la barra de herramientas de Excel. Haga clic en "Orden personalizado" y seleccione la columna que desea ordenar. Esto realinear sus datos para que pueda extraer información específica.

7 Guarde la hoja de cálculo de Excel como una lista de correo en una carpeta fácilmente reconocible.

Consejos y advertencias

• Microsoft Word ofrece plantillas para crear etiquetas de correo. Para acceder a ellas, abrir un nuevo documento de Word y seleccione la plantilla "etiquetas" y después "de correo y del envío." A partir de ahí, se puede seleccionar una etiqueta para los negocios, de vacaciones o en el hogar.
• Si se utiliza una lista de correo para fines comerciales, puede ser capaz de extraer los datos de los registros de su sitio web u hojas de cálculo o bases de datos de pedidos de clientes. Antes de introducir manualmente la información, asegúrese de que no hay una manera más fácil para exportar la información.