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Las ventajas de un documento Imaging Systems

Antes de la proyección de imagen del documento, las organizaciones se vieron obligados a mantener registros en papel en las bóvedas, lejos de riesgos como daños por agua y fuego. Con el advenimiento de la digitalización de documentos, las organizaciones tienen la opción de ir sin papel, a menos que estén legalmente obligados a llevar registros en papel.

Automatización

Un sistema de digitalización de documentos ahorra costes para las organizaciones a través de la automatización. Los seres humanos ya no están obligados a presentar grandes cantidades de documentos en papel en los sistemas de archivo. El proceso automatizado de imágenes convierte documentos de papel en imágenes. Un sistema informático almacena las imágenes en un archivo electrónico. Estas imágenes pueden ser de fácil acceso para futuras referencias del archivo.

Responsabilidad

sistemas de imágenes de documentos ayudan a las organizaciones a cumplir las normas de rendición de cuentas. Por ejemplo, en los EE.UU., los proveedores médicos suelen mantener un registro de la atención al paciente para referencia y para la responsabilidad legal. En una demanda por negligencia médica, por ejemplo, el tribunal puede conceder una orden judicial para obtener los registros de un médico. Cuando el médico puede acceder a las imágenes electrónicas de un sistema informático, estos registros son fáciles de compartir con otras partes interesadas en la preparación de los procesos judiciales.

Mejor para el Medio Ambiente

Otra ventaja del sistema de imágenes de documentos es que es beneficioso para el medio ambiente. No sólo son menos árboles consumidos para el mantenimiento de los registros en papel, el sistema de imágenes de documentos también genera menos residuos para su eliminación. Muchos sistemas de imágenes de documentos también son parte de las máquinas más nuevas, tales como copiadoras digitales, que son más viejos sistemas de eficiencia energética.

Reliabilty

procesos informáticos ofrecen a las empresas y otras organizaciones con una forma confiable para hacer negocios. Además de ahorrar las horas de trabajo de los seres humanos que presentan los registros en papel, las organizaciones también ahorrar tiempo en la recuperación de documentos. Buscador de sistemas informáticos para las imágenes deseadas utilizando las categorías definidas por la organización. Dos o más organizaciones pueden también realizar búsquedas cruzadas sus sistemas separados utilizando las bases de datos fiables de las imágenes almacenadas.

Integración con otros sistemas

sistemas de imágenes de documentos también ayudan con la gestión de documentos. imágenes de documentos pueden integrarse en otros sistemas de software para múltiples procesos de negocio. Por ejemplo, una organización puede necesitar cambiar las ubicaciones físicas. Cuando los documentos se almacenan electrónicamente, en servidores o en hardware como discos o cintas, sistemas de documentos son móviles. Si los depósitos de las organizaciones imágenes de los documentos en la Web, el servidor web proporciona acceso a los documentos almacenados desde cualquier terminal de Internet en el mundo.