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Técnicas eficaces de comunicación por correo electrónico

Técnicas eficaces de comunicación por correo electrónico


Correo electrónico ofrece un medio eficaz de comunicación, que le permite recibir respuestas rápidas a sus preguntas o llame a la gente acerca de una reunión sin hacer varias llamadas telefónicas. Pero el correo electrónico también puede ser un enemigo si se usa mal, dando lugar a malentendidos, confusión e incluso la ira. Utilizar técnicas de comunicación electrónica eficaces para asegurarse de que sus mensajes son claros y adecuados para sus propósitos.

Selección de los usos adecuados

El correo electrónico es una opción de comunicación bien cuando se necesita para obtener un mensaje simple a la vez que numerosas personas, como por ejemplo un nota de la oficina. También es útil cuando se necesita para mantener un registro escrito de su interacción con alguien o para enviar un documento para su revisión.

La Universidad de Carolina del Norte (UNC) en Chapel Hill identifica varias situaciones en las que el correo electrónico no es su mejor opción de comunicación. No utilizar el correo electrónico si alguien necesita recibir información de inmediato, ya que no puede estar seguro de que la próxima vez que la persona se compruebe su cuenta de correo electrónico. Evitar el uso de e-mail para temas complicados, ya discutirlos en persona puede minimizar la confusión. También debe saltar de correo electrónico si un asunto es altamente confidencial, ya que el mensaje podría ser enviado accidentalmente a otros, y la dirección de correo creará un registro rastreable de la conversación.

Establecer Propósito y Expectativas

"Tratar de resumir lo que estás tratando de lograr a través de la comunicación en el primer párrafo," aconseja desarrollador Web Joshua Riddle. También sugiere que explique claramente lo que desea que el destinatario de hacer en respuesta a la dirección de correo, ya sea para responder con cierta información, completar una tarea o simplemente mantener la información en mente. Asegúrese de adjuntar todos los documentos o enlaces con el destinatario necesita para completar la acción que desea.

Los mensajes de marketing

Cuando se utiliza el correo electrónico para comercializar un producto, solicitar donaciones o mantener informados a los partidarios de una causa, tenga cuidado de no enviar mensajes con demasiada frecuencia. "Seguir con una periodicidad mensual o bimensual de distribución de correo electrónico, e intente enviar hacia fuera en la misma hora del día cada vez", aconseja web-marketing firme PracticeDock.

Asegúrese de que estos materiales contienen real "noticias" y no son sólo un refrito de la información distribuida previamente. Proporcionar una forma para que los destinatarios para darse de baja de futuras comunicaciones por lo que no corre el riesgo de alienar permanentemente aquellos que no quieren recibir actualizaciones.

Si va a crear un boletín de noticias o publicidad basada en HTML, envíe una copia de prueba a sí mismo para que pueda comprobar que su apariencia a medida que esperaba que cuando se llega a una bandeja de entrada. Incluir enlaces directos a las páginas Web a los que referencia en su mensaje, informa consultor de marketing Jon quilla. También sugiere a personalizar los envíos masivos incluyendo el nombre del destinatario en la pieza de comunicación.

otros consejos

Dado que la mayoría de la gente es bombardeada por los correos electrónicos y otras comunicaciones durante todo el día, mantener su mensaje corto para aumentar las posibilidades de que se leerá en su totalidad.

Utilice la función de revisión ortográfica en su programa de correo electrónico antes de enviar el mensaje. Las palabras mal escritas pueden traer su credibilidad y el conocimiento en cuestión. Probar los enlaces que ha incluido para asegurarse de que funcionan. Si tu mensaje se refiere a un montaje, verificar que ha incluido y abrirlo para estar seguro de que es el archivo correcto.

Al recibir mensajes de correo electrónico, responder a ellos con prontitud. No utilice la función de "responder a todos" a menos que todos los demás destinatarios realmente necesitan leer su respuesta. Si va a estar lejos de su cuenta de correo electrónico por más de un día, utilizar una función de auto-respuesta para notificar automáticamente a los remitentes de su ausencia.