Consejos para Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel 2007 puede ser una poderosa herramienta para hacer cálculos o en representación de los números en un formato gráfico. Excel 2007 proporciona mejoras en las fórmulas de escritura, el formato de datos y texto, clasificación y filtrado, y la creación de tablas dinámicas. El resultado es que, si bien ahora se puede procesar más fácilmente los datos numéricos, también se puede más fácilmente salida actual que transmite los resultados.

Identificación de su objetivo

Antes de empezar a crear la hoja de cálculo, identificar su objetivo principal. Por ejemplo, si va a trabajar con números para obtener resultados que informe a su gerente, usted necesita simplemente los números, y que no es necesario ser particularmente atractivo. Sin embargo, si necesita una gráfica para incrustar en un documento o presentación, puede organizar los datos para facilitar la representación gráfica. O, si se analiza un gran conjunto de datos, puede organizar los datos de tal manera que puede crear rápidamente una tabla dinámica de la misma.

La organización de las hojas de cálculo

Su objetivo principal determina cómo va a organizar sus hojas de trabajo. Por ejemplo, si necesita gráficos o tablas dinámicas, puede ser útil tener los datos en bruto en una hoja de cálculo y gráficos de los resultados - o tabla dinámica - en otro. Esto le permite ver y evaluar los resultados sin empantanarse en los detalles de los datos. Por otro lado, si va a realizar cálculos en un conjunto de números, es posible que tenga los datos en bruto y los cálculos en la misma hoja de cálculo.

Las tablas dinámicas tienen mejoras de usabilidad y de formato en Excel 200. Por lo tanto, incluso si usted nunca ha utilizado las tablas dinámicas antes, podría ser beneficioso para evaluar la facilidad con que se puede usar tablas dinámicas para organizar grandes conjuntos de datos con características multidimensionales. Por ejemplo, el nuevo asistente para crear tabla dinámica le da la opción de poner una tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva o existente. Una vez que se inserta la tabla dinámica de base, la interfaz de arrastrar y soltar le permite arrastrar rápidamente los nombres de campo para añadir filtros, valores y etiquetas. El uso de estas funciones de edición rápidas de tablas dinámicas, puede fácilmente probar diferentes estilos de organización para su mesa.

Organizar los datos

Otra consideración importante es cómo organizar sus datos. Dependiendo del formato final, su organización de datos puede facilitar las cosas. Por ejemplo, cuando se crea un gráfico de columnas, Excel tomará automáticamente el valor en la columna de la izquierda y hacer que los valores de los ejes verticales y etiquetas. Del mismo modo que tomará la fila superior y hacer que los valores de los ejes horizontales y etiquetas. Una vez que haya creado el gráfico, puede hacer clic derecho y elegir la opción "Seleccionar datos" para cambiar la orientación. Sin embargo, es más fácil si los datos se organiza desde el principio.

El formateo de los datos

Formateo de datos puede proporcionar una ayuda significativa cuando su público se busca en la propia hoja de cálculo. Nuevas herramientas en Excel 2007 hacen que sea más fácil de aplicar temas y estilos de una hoja de cálculo. Además, las herramientas estándar como el formato condicional, bordes, sombreado y características de la fuente, pueden ayudar a organizar sus datos, mientras que al mismo tiempo ayudando a su audiencia interpretar y utilizar los datos. Por ejemplo, si va a crear una hoja de cálculo de previsión de ventas, puede aplicar formato condicional para resaltar de forma automática cualquier persona de ventas que está por debajo del 50 por ciento de la previsión. Esto le ahorra tener que resaltar manualmente personal de ventas específicos.

La modificación de su salida

Por último, modificar la salida para reflejar con precisión lo que está tratando de transmitir. Excel 2007 tiene muchas herramientas para ayudarle a modificar la salida. Por ejemplo, incluso si se ha generado un formato de carta en particular, se puede cambiar haciendo clic derecho en el gráfico y seleccionando la opción "Cambiar tipo de gráfico". O bien, si ha insertado un objeto de SmartArt, que es un nuevo tipo de gráfico, puede cambiar el objeto haciendo clic derecho y seleccionando "Cambiar diseño."