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Cómo organizar su correo electrónico para ahorrar tiempo

Cómo organizar su correo electrónico para ahorrar tiempo


Es fácil perder algo de su valioso tiempo en constante control de mensajes de correo electrónico. Envío de correos electrónicos también pueden tomar más tiempo de lo necesario. Hay algunos consejos de organización y gestión del tiempo y los accesos directos que se pueden hacer para ahorrar tiempo cuando se trabaja con el correo electrónico.

Instrucciones

1 Recuerde que usted no tiene que leer todos los correos electrónicos tan pronto como entre en Para la mayoría de personas que se registran correo electrónico de negocios se pueden hacer tres veces durante el día:. Cuando viene adentro en el comienzo de turno, antes o después del almuerzo, y antes de salir del trabajo para El dia. La regla de la gestión del tiempo viejo para atención de consultas estaba dentro de las 24 horas, sin embargo, con los avances tecnológicos hoy en día, al final del día de negocios o de cada turno de trabajo es una mejor práctica.

2 No se debe dejar a su bandeja de entrada se llene demasiado o despejar hacia fuera te puede llevar demasiado tiempo en el futuro. ¿Cómo se mantiene la bandeja de entrada claro? Si el correo electrónico requiere una respuesta, no mantener a la gente que esperar demasiado tiempo para una respuesta. Si no se requiere una respuesta decidir si es necesario para mantener el correo electrónico o la basura inmediatamente. Limpiar su bandeja de entrada de forma regular al final de cada día. Si usted no tiene un sistema automático marco de tiempo puesta a punto para vaciar la papelera, es posible que desee para vaciarla a cabo al final de cada día también.

3 Si usted se encuentra correos electrónicos-mailing masivo a un determinado grupo o equipo de personas a menudo, a continuación, poner sus direcciones de correo electrónico juntos en un ID de grupo de que al llenar el campo "A" para los mensajes salientes más rápido y más fácil.

4 Hacer carpetas para archivar mensajes de correo electrónico que desea conservar para futuras referencias. Tener carpetas creadas para cada proyecto o equipo que está involucrado hace que sea fácil de recuperar rápidamente las comunicaciones importantes y hacia adelante si es necesario. También es fácil de eliminar rápidamente todos los mensajes de correo electrónico cuando el proyecto se haya completado o el equipo se disuelve por solo borrar la carpeta. Algunas herramientas de correo electrónico, incluso le permiten tener correos electrónicos de personas particulares van directamente a la carpeta por lo que sólo puede comprobar los elementos de esa carpeta durante las horas que usted haya designado para trabajar en un proyecto en particular.

5 No sólo se puede configurar las carpetas, pero la mayoría de las herramientas de correo electrónico permitirá filtrar su correo electrónico en un archivo de carpetas específicas basadas en el sujeto o el remitente. Por ejemplo, si usted encuentra que se obtiene gran cantidad de mensajes de correo electrónico con las palabras "la píldora" o "farmacia" en el título y no tiene nada que ver con medicamentos de venta por correo, puede filtrar los mensajes de correo electrónico directamente en una carpeta designada como basura o spam. Si su herramienta de correo electrónico filtra automáticamente los mensajes de correo electrónico en una carpeta de correo no deseado o no deseado, aprenden no tenga miedo de tirar esos mensajes de correo electrónico en el cubo de la basura / reciclaje por adelantarse a la carpeta sin comprobar su contenido en primer lugar.

6 Si usted no contesta un correo electrónico en el día en que se lee, ya que requiere una intensa pensamiento que actualmente no tiene tiempo para dar, utilice la función de recordatorio o de vencimientos en los correos electrónicos con los plazos de modo que no se olvide de responder. Si el correo electrónico no indica una fecha de vencimiento, o pedir que sea proactiva cortés y dejar que el remitente saber cuándo podrían esperar una respuesta bien considerado. Si usted no tiene la función de recordatorio en su herramienta de correo electrónico, lo puso en la lista de tareas o calendario con una nota de la fecha de vencimiento, la fecha de solicitud de correo electrónico original y el nombre del remitente.

7 Por último, tenga en cuenta que el uso de etiqueta de correo electrónico apropiado puede tomar un poco más de tiempo para usted por adelantado la hora de componer mensajes de correo electrónico, pero puede ahorrar tiempo y confusión más adelante. Por eso, cuando el envío de correos electrónicos de negocios, asegúrese de seguir las reglas de etiqueta de correo electrónico profesional.

Consejos y advertencias

  • La gente en un trabajo de servicio al cliente o soporte pueden tener que consultar el correo electrónico por hora, como al comienzo de cada hora en lugar de cada minuto o sólo 3 veces al día.