Cómo agregar automáticamente los valores predefinidos a un campo de tabla de Microsoft Access

Proporcionar una selección de valores predefinidos para un campo es útil cuando los valores rara vez cambian. Por ejemplo, en una columna Saludos, es posible introducir valores predefinidos de Sr., Sra., Sra., Dr., etc. Al introducir los datos, el usuario se le presenta una lista de opciones, y sólo tiene que hacer clic en el que ser usado. Se puede crear un campo con valores predefinidos, ya sea en la vista Diseño o la vista Hoja de datos. Estas instrucciones se aplican a Microsoft Access 97.

Instrucciones

Adición de valores predefinidos en la vista Diseño

1 Abra su tabla en la vista Diseño.

2 Crear una nueva fila en la ubicación en la que desea que su campo de que se produzca. Si desea colocar el campo al final de las filas, haga clic en la primera fila vacía.

3 El nombre de su nuevo campo.

4 Haga clic en la columna Tipo de datos. Una pequeña flecha aparece en la esquina derecha.

5 Haga clic en la esquina derecha para obtener un menú de opciones.

6 Haga clic en Asistente para búsquedas. Aparece el Asistente para búsquedas.

7 Haga clic en la opción que indica que desea escribir los valores.

8 Haga clic en Siguiente. Siga las instrucciones que proporciona el asistente. Haga clic en Finalizar.

9 Guardar la tabla.

10 Cuando nos fijamos en su tabla en la vista Hoja de datos, ahora verá que su campo muestra una pequeña flecha cuando se hace clic en él. Al hacer clic en la flecha le da una lista de opciones en función de los valores que ha introducido.

Adición de valores predefinidos en la vista Hoja de datos

11 Abra su tabla en la vista Hoja de datos.

12 Haga clic en la columna a la derecha de donde desea insertar el campo.

13 En el menú Insertar, haga clic en Columna de búsqueda.

14 Aparece el Asistente para búsquedas.

15 Siga los mismos pasos con el Asistente para búsquedas como lo hizo anteriormente.

dieciséis Guardar la tabla.

Consejos y advertencias

• Una vez que se crea una lista de valores fijos, MS Access copiará esas definiciones a cualquier forma se crea después (formas son interfaces que se pueden crear para simplificar la entrada de datos). Sin embargo, si crea un formulario, luego cambia los valores en la lista de valores, esos nuevos valores no aparecen en el formulario.