Cómo utilizar Acceso para generar hojas de cálculo Excel

tablas de Microsoft Access tienen una estructura definida para reducir los errores y garantizar un funcionamiento correcto. Pero si tiene que mover alrededor de las células, distribuir información a los usuarios que no sean Access o integrar otros registros en hojas de cálculo Excel, exportar datos de la tabla de Access a Excel proporciona esas opciones. Porque Access y Excel son componentes de la suite Microsoft Office, la información que se desplacen entre ellos se proporciona en un formato paso a paso. Haciendo uso de esta función proporciona la mayor accesibilidad de los datos.

Instrucciones

1 Crear una tabla en Microsoft Access que contiene la información que desea la hoja de cálculo de Excel que se vea. En la pestaña "Crear" de la cinta en la parte superior de la página, haga clic en "Tabla" para crear una nueva tabla. Si ya dispone de una mesa preparada en el acceso, abrirlo haciendo doble clic en el título en el "Panel de exploración."

2 Haga clic en la pestaña "datos externos" de la cinta, y seleccione el icono "Excel" en las opciones de exportación. Esto abre el asistente de exportación que ofrece opciones para convertir la tabla de Access a una hoja de cálculo de Excel.

3 Seleccione el destino de la hoja de cálculo Excel, y guardarlo en un formato de archivo que es compatible con todos los usuarios. Haga clic en la primera casilla de opción de conservar su fuente, el espaciamiento entre filas y columnas y otros formatos de la tabla de la hoja de cálculo Excel. Haga clic en el segundo cuadro de opción para abrir automáticamente la hoja de cálculo después de completar el asistente de exportación.

4 Seleccione la casilla tercera opción del asistente de exportación copiar sólo los registros seleccionados. Si sólo necesita unos pocos registros, este paso le ahorra tiempo al eliminar la necesidad de eliminar la información después de generar la hoja de cálculo Excel.

5 Guardar los pasos de la exportación si piensa en la generación de esta hoja de cálculo de Excel en una base regular. Access 2007 introdujo esta nueva característica, que le permite guardar y volver a ejecutar los procesos de exportación sin seleccionar repetidamente las mismas opciones. Definir un título y una descripción para los pasos de la exportación, y recordar la exportación salvado de la pestaña "Exportar" de la cinta.

Consejos y advertencias

• Si guarda los pasos de la exportación, se puede crear un recordatorio en Microsoft Outlook para acelerar sus exportaciones recurrentes.