Consejos para organizar archivos electrónicos

Si usted tiene que utilizar la función de búsqueda de su equipo con frecuencia para encontrar archivos o su equipo le da advertencias frecuentes acerca de los iconos del escritorio "no utilizados", es posible que tenga que tomar un par de horas para limpiar y organizar los archivos electrónicos. Este simple esfuerzo de limpieza le ayudará a aumentar su efciencia y velocidad de trabajo cuando se calcula.

Coloque carpetas directamente debajo de la unidad

Si usted es el único usuario de su ordenador portátil o PC, eliminar la confusión que está involucrado con la colocación de sus archivos electrónicos bajo capas de carpetas que no tienen significado para los propios archivos (como "Documents and Settings", "Usuario" o "administrador . "Esto sólo te va a confundir y hacer más difícil para encontrar los archivos que necesita a toda prisa.

En su lugar, crear una o dos carpetas principales directamente debajo de la unidad, tales como C, D o la unidad E, que le llevará derecho a los archivos que va a utilizar sobre una base regular. Si usted utiliza su computadora para trabajar y jugar, crear dos carpetas principales: "Negocios" y "personal". Caída de todas las carpetas correspondientes debajo de estos dos directorios principales. Esto ayudará a que se dirija rápidamente a los elementos que necesita para trabajar con tan pronto como se inicie sesión en el ordenador.

No tenga miedo de crear subcarpetas

Si trabaja a menudo en el interior de una carpeta, por ejemplo, una carpeta que contiene los detalles de un proyecto de trabajo, romper sus archivos en tantos pequeños sub-carpetas como sea posible. Al salir de todos los archivos que figuran en la misma carpeta que tendrá más dificultades para la clasificación y la búsqueda de los objetos que necesites. Por ejemplo, configurar una carpeta para las ideas y detalles preliminares, uno para las fotos, otra para los detalles financieros, y sin embargo otra carpeta para los archivos que desea cargar contenido en línea a un sitio web.

Comprimir archivos de gran tamaño

Cuando haya terminado de trabajar dentro de una carpeta, por ejemplo, editar y guardar un grupo de fotos, comprimir la carpeta usando un programa como WinZip o Stuffit para ahorrar espacio. Un grupo de fotos puede tardar hasta muchos megabytes de espacio en la unidad, y al crear varias carpetas similares diferentes que podría crear un problema de espacio en el equipo. programas de compresión también son útiles porque se puede proteger con contraseña, código postal, Stuffit y otros tipos de archivos comprimidos por razones de privacidad y seguridad.

Desfragmentar la unidad

Hay algunos archivos que no se debe intentar reparar o de organizarse en su equipo, ya que podría confundir o degradar su sistema. En su lugar, dejar ese trabajo a desfragmentador de su ordenador. Cuando se instala un nuevo programa o crear ciertos tipos de nuevos datos, los archivos se pueden romper o "fragmento" y depositarse en varios lugares en la unidad. Esto reducirá el nivel de rendimiento del equipo. El desfragmentador ayudará a corregir ese problema. Haga clic en la unidad debajo de la carpeta "Mi PC" y seleccionar "Propiedades". Haga clic en la pestaña "Herramientas" y luego "Desfragmentar ahora".