Cómo utilizar Outlook para programar las salas de conferencias

En una oficina ocupada con varias salas de conferencias, puede ser difícil hacer un seguimiento de las cuales salas de conferencias están en uso en qué momento. El calendario en Microsoft Outlook se puede utilizar para programar sus reuniones, citas y eventos y también puede ser utilizado para eventos de toda la oficina, tales como la programación de las salas de conferencias. Usted puede configurar un calendario para programar todas las salas de conferencias, por lo que el personal puede ver fácilmente la disponibilidad sala de conferencias para cualquier fecha y hora.

Instrucciones

1 Abra Microsoft Outlook. Haga clic en "Calendario" en el panel de favoritos. Haga clic en "Calendario" y selecciona "Nuevo Calendario". Introduzca un nombre para el nuevo calendario, como "Sala de Conferencia Programación."

2 Haga clic en "Ver Lista" en la interfaz de la cinta. Haga clic en el calendario y seleccione "Nueva cita."

3 Haga clic en "Clasificar" en la cinta de opciones y seleccione "Todas las categorías". Resaltar una categoría de color y haga clic en "Cambiar nombre". Introduzca un nombre para la categoría, como "Sala 1" o "Sala de Conferencia del vestíbulo." Cambiar el nombre de las categorías de color adicionales, uno para cada sala de conferencias. Haga clic en Aceptar."

4 Entrar en una reunión o nombre del evento en el cuadro de texto Asunto. Introduzca el nombre de la sala de conferencias o un número en el cuadro de texto de ubicación. Introduzca el día y la hora de inicio para el uso de la sala de conferencias y el tiempo hasta el uso final. Si se necesita una sala de conferencias para varios días, puede cambiar la fecha de finalización, así.

5 Introduzca los detalles de la reunión prevista en la sala de conferencias en la ventana principal. Es posible incluir una descripción de la reunión y una lista de los asistentes.

6 Haga clic en "Categoría" en la cinta de opciones y haga clic en la sala de conferencias, donde se llevará a cabo la reunión. Este color códigos de la reunión en la agenda y fácilmente distingue entre varias salas de conferencias en uso al mismo tiempo.

7 Haga clic en "Guardar y Cerrar" para cerrar el evento sala de conferencias y regresar al calendario.