Cómo combinar una hoja de cálculo de Excel en etiquetas de palabras

Pasar un par de cientos de dólares en Microsoft Office 2007 puede parecer una pérdida de su dinero a primera vista. El tiempo y la frustración guardan cuando se utiliza la base de datos de Excel de nombres y direcciones que ya ha incorporado en lugar de volver a crearlo en Word será bien vale la pena el dinero extra, sin embargo. Una combinación de correspondencia puede extraer información de las bases de datos de Excel para ayudarle a crear documentos personalizados como cartas, sobres, etiquetas postales y hojas de información de producción que dan a su negocio un importante toque profesional.

Para ayudar al proceso de combinación de correspondencia sea más fácil y ayudan a eliminar algunos problemas de formato de etiqueta, seis columnas en la hoja de cálculo Excel que identifican las diversas partes de las etiquetas. Por ejemplo, si se utiliza una lista de direcciones, incluir el nombre, apellido, dirección, ciudad, estado y código postal. Incluir otros títulos de las columnas, como el título o el país, por ejemplo, si son pertinentes a la lista de direcciones.

Instrucciones

1 Word abierto. Haga clic en la pestaña "correspondencia" en Word 2007, a continuación, en "Iniciar Combinar correspondencia."

2 Haga clic en "etiquetas". Seleccione el tipo de impresora que va a utilizar para imprimir las etiquetas, el fabricante de la etiqueta, y el número de producto en el cuadro de diálogo "Opciones de etiquetas".

3 Haga clic en el botón de Office situado en la parte superior izquierda de la pantalla de Word si esta es la primera vez que se conecta a una fuente de datos en Word. Haga clic en "Opciones avanzadas", "General" y luego "Ver la conversión del formato del archivo de abierto". Haga clic en Aceptar."

4 Haga clic en "Seleccionar destinatarios" en la pestaña "correspondencia", y luego "Usar lista existente." Busque la hoja de cálculo de Excel se necesita en el cuadro de diálogo "Seleccionar origen de datos". Haga doble clic en él. Haga clic en "Libros de MS Excel con DDE

(.xls") en el cuadro de diálogo "Confirmar origen de datos", y luego en Aceptar. Haga clic en "Mostrar todos" si no ve "de MS Excel con DDE (.xls)" en el cuadro de diálogo "Confirmar origen de datos".

5 Seleccione "Nombre o rango de celdas" en el cuadro de diálogo Microsoft Office Excel, e introduzca el rango de celdas o la hoja de cálculo con la información que desea combinar.

6 Haga clic en "Mailings", "Iniciar Combinar correspondencia", "Editar lista de destinatarios" si desea seleccionar un subconjunto de registros individuales (filas en Excel) que incluya en su lista. Active o desactive los registros individuales según sea necesario haciendo clic en la marca de verificación junto a los destinatarios que se presentan. Otra opción es hacer clic en uno de los campos compuesto que incluye combinaciones usadas regularmente de información tales como "dirección de bloque". Haga clic en "correspondencia" "Escribir y Insertar Campos," y "Asignar campos" si desea conectar los campos de combinación de correspondencia de Word a los datos de columna de Excel. Elegir los títulos de las columnas de los menús desplegables de la derecha en cada fila que se corresponden con las partes de una dirección en el lado izquierdo del cuadro de diálogo "Asignar campos". No todas las partes de la dirección coincidirá con un encabezado de columna. Ellos se mostrarán como marcadores de posición vacíos en su etiqueta.

7 Haga clic en el documento de etiqueta en la que desea insertar el primer campo de la información. Haga clic en "correspondencia" Escribir y Insertar campos "para agregar el bloque de direcciones o campos individuales en sus etiquetas. Use puntuacion tales como espacios, eliminación de espacios o comas para hacer que sus etiquetas se ven como desee. Haga clic en" actualizar etiquetas "en" escribir y Insertar campos. "Dar formato a los campos de datos en una etiqueta con el tipo de letra, color de texto, y otros cambios que desea realizar.

8 Resalte la etiqueta que dio formato. Pulse la tecla "Ctrl-Shift-C" en el teclado para copiar el formato de la etiqueta. Haga clic en la tecla "Ctrl-A" para poner de relieve todas las etiquetas, y luego la tecla "Ctrl-V" para pegar el formato a todas las etiquetas.

9 Haga clic en "Vista previa de resultados" en la pestaña de "correspondencia". Haga clic en "Próximo registro" y "Registro anterior" para previsualizar cada etiqueta en el documento. Haga clic en "Buscar destinatario" mirar a una etiqueta específica.

10 Haga clic en "Mailings", "Finalizar", "Finalizar y combinar", "editar documentos individuales". Seleccione si desea editar la etiqueta actualmente en la pantalla, un conjunto de etiquetas, o la totalidad de las etiquetas. Las etiquetas que desea editar se guardarán en un archivo separado. Guarde el archivo principal etiqueta, si se desea trabajar con el conjunto de etiquetas de nuevo en el futuro.

Consejos y advertencias

• Asegúrese de que usted mira de cerca en cada página de etiquetas para ver que sus etiquetas el aspecto que desea. Es posible que tenga que ajustar la fuente o el espacio y en algunos para que encajen correctamente en las etiquetas.
• Crear etiquetas personalizadas en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas Si las etiquetas no coinciden con ninguno de los productos preseleccionados fabricante.