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Cómo crear y actualizar una lista de distribución de identidad o de grupo en Outlook

Ser capaz de guardar los contactos en la libreta de direcciones y luego usar ese libro para seleccionar a la gente a enviar correos electrónicos a un gran ahorro de tiempo. Si está trabajando con varios equipos o grupos de personas que tiene a menudo un correo electrónico a la vez, entonces usted puede ahorrar aún más tiempo utilizando una lista de distribución. Una lista de distribución de Outlook es lo mismo que un ID de grupo o nombre de grupo en otras herramientas de correo electrónico. La lista de distribución es más fácil de configurar si ya tiene contactos en la libreta de direcciones.

Instrucciones

1 Crear una lista de distribución como parte de su libreta de direcciones. Seleccione "Archivo" y luego "Nuevo" en el submenú. En el siguiente submenú, seleccione "Lista de distribución."

2 Introduzca un nombre para la lista. Si la lista es para un equipo entonces debe usar el nombre del equipo, nombre del proyecto o un acrónimo para el equipo. Si la lista es para otro grupo, crear un nombre que pueda recordar fácilmente.

Utilice el botón "Seleccionar miembros" para que aparezca la ventana Seleccionar miembros, donde podrá desplazarse a través de la libreta de direcciones para añadir nombres a la lista. Haga clic en el botón "Miembros" en la ventana Seleccionar miembros para copiar los nombres que desee en la lista del lado izquierdo al lado derecho. Cuando haya terminado de añadir nombres, haga clic en "Aceptar". Volverá a la ventana de lista de distribución y que se llenará con los miembros que eligió. Si se ha perdido a alguien, basta con hacer clic en el botón "Seleccionar miembros" de nuevo para encontrar a más personas.

Si lo desea, también puede agregar personas a la lista que no se encuentran actualmente en la libreta de direcciones, utilizando el botón "Añadir nuevo" en la ventana de lista de distribución. O bien, puede eliminar personas de la lista que no desea tener en la lista mediante el botón "Eliminar". Utilice la ficha "Notas" para añadir los datos opcionales sobre su equipo o grupo para ser salvado con su lista.

3 Guarde la lista de distribución mediante la opción "Guardar y Cerrar" en la barra de herramientas. Debería ver la ventana de Outlook que se encontraba antes de comenzar la función de lista de distribución. Si se traslada a la ventana de contactos, verá su lista de distribución allí.

Consejos y advertencias

  • Para ver o actualizar una de sus listas de distribución, debe hacer clic en el icono "Contactos" en la barra de accesos directos de Outlook. Esto mostrará la lista de contactos. Desplazarse a través de sus contactos hasta que vea la lista que desea actualizar. Listas de distribución tendrán un icono de doble cabeza junto al nombre para indicar que se trata de una lista que contiene más de un contacto. O si usted recuerda lo que llamó la lista, puede usar las letras en la parte derecha de la ventana para moverse rápidamente a los contactos y listas de distribución que comienzan con la letra que se utiliza al principio de su nombre de la lista. Haga doble clic en la lista que desea ver o actualizar y la ventana de lista de distribución se mostrará con los datos para que pueda editar la lista. Si realiza cambios, asegúrese de guardar los cambios. Una vez que aparezca la ventana de lista de distribución, puede utilizar el arriba (récord anterior) y hacia abajo (siguiente registro) flechas en la barra de herramientas para desplazarse y fácilmente actualizar los registros de contacto.
  • La próxima vez que desee enviar un correo electrónico a este equipo o grupo, haga clic en el "Libro de direcciones" por el Para copiar o campos. Seleccione la lista de distribución de contactos haciendo doble clic en el nombre o utilizando el botón CCO, CC o y haciendo clic en "Aceptar" cuando haya terminado de añadir destinatarios. Cuando se envía el correo electrónico, se adjunte a todas las direcciones de correo electrónico miembros para el correo electrónico de manera que todos los miembros consiguen.
  • Para eliminar una lista de distribución, con la lista que aparece en la ventana de lista de distribución, vaya al menú y seleccione "Archivo" y luego "Borrar". La lista a continuación, se ha ido, sin embargo, los contactos individuales permanecerá en la libreta de direcciones si se añaden allí.