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Cómo adjuntar archivos PDF en Access 2003

Microsoft Access 2003 es una aplicación ligera y fácil de usar de base de datos que se incluye con algunas versiones de Microsoft Office 2003. Access 2003 realiza muchas funciones de las aplicaciones de bases de datos mucho más grandes. Access 2003 incluye dos vistas para trabajar dentro de la aplicación: vista Hoja de datos y ver su diseño. Para insertar archivos en un campo en Access 2003, utilice la vista Diseño. Access 2003 también es compatible con la creación de un tipo de campo OLE, abreviatura de "Object Linking and Embedding," que puede contener documentos e imágenes. Sin embargo, Access 2003 no admite directamente archivos PDF como un objeto OLE. Para insertar archivos PDF en un campo de acceso 2003, los documentos primero deben ser convertidos a un formato compatible.

Instrucciones

Convertir el PDF a un formato compatible con Access-2003

1 Abra un navegador Web y vaya a uno de los sitios web de conversión gratuita (ver Recursos).

2 Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para cargar y convertir el PDF a un tipo de archivo compatible para el acceso 2003. Los tipos de archivos compatibles incluyen:

Icono (.ico)

Joint Photographic Experts Group (JPEG) (.jpg)

PICT de Macintosh (.pict)

Portable Network Graphics (PNG)

Ventanas de mapa de bits (.bmp)

WordPerfect gráfico (.wpg)

Ventanas de mapa de bits (.bmp)

mapa de bits independiente del dispositivo (.dib) CGM (.cgm)

Corel Draw (.cdr)

PostScript encapsulado (.eps)

Formato de intercambio de gráficos (.gif)

3 Descargar el archivo convertido y guardar el escritorio del ordenador.

Inserte el documento convertido en un campo de Access 2003

4 Abra Microsoft Access 2003. Seleccione la tabla en la que se insertan los documentos desde el panel de navegación de la izquierda.

5 Haga clic en el icono "Vista Diseño" de la barra de navegación para abrir la tabla en la vista Diseño.

6 Escriba un nombre de campo para la columna que contendrá los archivos de documentos en la primera celda en blanco en la parte inferior izquierda de la tabla.

7 Seleccione "Objeto OLE" en el cuadro desplegable "Tipo de datos".

8 Haga clic en el icono "Guardar" en la barra de navegación superior para guardar la tabla.

9 Haga clic en "Archivo" y luego haga clic en "Salir" para cerrar la tabla.

10 Vuelva a abrir la tabla en vista Hoja de datos, pero en esta ocasión. Para ello, haga clic en la tabla para abrir el panel de navegación izquierdo y seleccione el icono "Hoja de datos" en la barra de navegación superior. Documentos e imágenes, que son objetos OLE, pueden insertarse en el campo Objeto OLE recién creado en vista Hoja de datos.

11 Haga clic en la primera instancia del nuevo campo en la vista Hoja de datos y seleccionar "Insertar objeto" en el menú contextual. El cuadro de diálogo de navegación de archivos aparecerá y permitir al usuario seleccionar el archivo de documento desde el ordenador.

12 Busque y seleccione el archivo de documento y haga clic en "Aceptar". El archivo se puede insertar en la célula.

13 Repita el proceso para insertar documentos PDF convertidos en todas las celdas relevantes.

14 Haga clic en "Guardar" para guardar el trabajo.