Estrategias para disminuir la sobrecarga de correo electrónico

El trabajador de oficina normal maneja un promedio de 110 mensajes por día - y de ese volumen, aproximadamente el 18 por ciento es ya sea correo no deseado o el llamado graymail que consiste en mensajes innecesarios o irrelevantes para el usuario final, de acuerdo con un estudio de 2010 de la investigación de mercado El firme Radicati Group. De hecho, el diluvio de datos por lo abruma productividad de los trabajadores que Atos, una empresa de subcontratación, decidió eliminar gradualmente sistemas de correo electrónico internos para el año 2014 después de descubrir que un empleado promedio pasó un total de 20 horas por semana manejo de correo electrónico.

Correo electrónico de sobrecarga es un problema, pero puede ser mitigado en parte a través de las prácticas de gestión de correo electrónico inteligentes adaptados a los volúmenes y los procesos mentales de los usuarios individuales.

Enviar menos, reciben menos

Los defensores de la "teoría del boomerang" sugieren que el envío de mensajes menos producirá un menor número de mensajes de respuesta. Los defensores como los consultores en Asia sugieren que las estrategias de cambio como la eliminación innecesaria "gracias" o "yo también" respuestas y la reducción de respuesta todos o carbono-copia mensajes disminuirá el volumen de una línea responde que tendrá que procesar . Por otra parte, cortando FYI mensajes o mensajes como: "Tengo tu correo electrónico y nos pondremos en unas pocas horas" será reducir las respuestas que proporcionan ningún valor semántico importante pero sin embargo requieren tiempo de procesamiento.

Preguntarse si es realmente necesario, dirigidas sólo a los destinatarios adecuados y apropiados para enviar el mensaje de correo electrónico en lugar de por algún otro medio. Si no es así, no lo envíe.

expectativas fijadas

Decirle a la gente qué esperar de usted en relación con la correspondencia de correo electrónico. Hágales saber lo que deben o no deben enviar, cuando se suelen leer los mensajes y el tiempo que normalmente se tarda para que usted responda. Esquema de las vías de escalada - mensajería instantánea, llamadas telefónicas, mensajes de texto - para las necesidades urgentes.

Cuando envía mensajes, que quede claro en la línea de cuerpo o el asunto de si se necesita una respuesta. Frases como "no hay respuesta necesaria" exime a las personas de la expectativa de reconocer por lo menos un mensaje; recordatorios para "responder a mí, no a todos los" nudge la gente a abstenerse de hinchar el flujo de correo de más de lo necesario. Considere usar el campo "CCO" (copia oculta) para que las respuestas de masas no son posibles; siempre se puede enumerar los destinatarios dentro del cuerpo del mensaje.

Procesamiento por lotes

El procesamiento por lotes ayuda de dos maneras. En primer lugar, dejando a un lado un período dedicado para manejar correo electrónico deja otras partes del día libre para realizar otras tareas con menos interrupciones de correo electrónico relacionados. En segundo lugar, concentrando su correo electrónico en un bloque de tiempo definido puede mejorar su enfoque en el propio correo electrónico, lo que lleva a una mejor gestión de la bandeja de entrada y las respuestas más reflexivos.

Resistir la tentación de revisar los mensajes entrantes con frecuencia mediante la desactivación de alerta de nuevo mensaje, o incluso manteniendo su programa de correo electrónico cerrado hasta el momento en lotes programados. Mejor aún, el bloque de tiempo en su calendario dedicado exclusivamente a responder a mensajes de correo electrónico y teléfono.

Freír la Bacn; Archivar el correo no deseado

El spam puede ser tan inevitable como la muerte y los impuestos, pero no tiene por qué ser una víctima pasiva de un sinfín de anuncios de fármacos de mejora del rendimiento y relojes baratos o de ofertas para mantener el dinero en depósito para los príncipes nigerianos en peligro. La mayoría de los servicios de correo electrónico modernos, incluidos los programas basados ​​en la web, como Gmail, incluyen filtros de spam sólidas directamente en el servidor de correo. programas basados ​​en el escritorio como Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird incluyen herramientas para los usuarios domésticos o de oficina para fijar sus propios filtros de correo basura sobre la marcha.

Menos molesto que el spam es BACN, el término técnico para los mensajes que se haya podido suscribir y, a veces desee, pero por lo general no les importa. Listas de correo y solicitó los anuncios de los minoristas a menudo caen en esta categoría; usted puede estar interesado en el contenido de vez en cuando pero por lo demás la mayoría de los mensajes son el desorden. servicios de correo electrónico como Outlook.com (antes Hotmail) incluyen una función de "barrido" que los archivos de distancia, borra o cancela la suscripción de todos los remitentes BACN; el uso de la herramienta puede reducir un poco de correo electrónico no deseado.

Tenga cuidado con darse de baja de listas de correo electrónico, sin embargo - a no ser que se acuerde la firma de la lista en el primer lugar, un mensaje con un enlace para anular puede servir meramente como una manera disimulada de confirmar su dirección de correo electrónico. Piense dos veces antes de hacer clic en el enlace, o es posible que vea un aumento en su correo no deseado. Del mismo modo, si su programa de correo electrónico permite, desactivar la visualización automática de imágenes de remitentes que no se confía. Algunos servidores de spam incluyen "Web bugs", o pequeñas imágenes en un mensaje de correo electrónico que también confirman que un mensaje ha sido abierto, y por lo tanto que la dirección es un buen objetivo para futuros mensajes de spam.

Carpetas, filtros y reglas

Para los pensadores hemisferio derecho, un sistema jerárquico de carpetas puede poner orden en el caos bandeja de entrada. Un sistema de carpetas y subcarpetas anidadas proporciona un contexto en un solo vistazo a los mensajes archivados. Tan pronto como se actúa en un mensaje, eliminarlo de la bandeja de entrada a una carpeta específica.

Para las tareas de propósito especial, como procesar un gran volumen de correo entrante con características similares, un conjunto de reglas funciona de maravilla. Una regla especifica las condiciones que un mensaje dado debe cumplir; cuando se cumplan las condiciones, una acción específica sigue. Las reglas se pueden ejecutar de forma automática o bajo demanda. Por ejemplo, se podría establecer una regla para eliminar automáticamente cualquier mensaje no leído en la bandeja de entrada que es más de siete días de edad, o una regla para presentar en un "jefe" carpeta cualquier mensaje leído de su administrador (o el esposo!).

Los filtros presentan un término medio: Un filtro muestra una vista específica de la bandeja de entrada, por lo que es más fácil encontrar los mensajes por tipo. Algo tan simple como un orden predeterminado por fecha de recepción es un filtro, como es una pantalla que muestra sólo los mensajes no leídos más de 30 días de edad.

La búsqueda es una forma especial de filtro. Escriba los términos de búsqueda, y la carpeta de correo electrónico mostrará todos los mensajes que muestran el término. Algunas personas nunca ordenar su bandeja de entrada y en su lugar se basan en formas diversas formas complejas de búsqueda para encontrar los mensajes antiguos. La ventaja de utilizar búsqueda en lugar de un sistema de archivo es que su tiempo de gestión cae a cerca de cero - siempre sus habilidades de búsqueda son lo suficientemente fuertes como para la pronta recuperación de los mensajes más antiguos.

Los colores, las categorías y etiquetas

Para-izquierda brained pensadores, colores, categorías y etiquetas puede resultar más intuitivo. Porque no son jerárquicas, y debido a que no es necesario para poner mensajes en un lugar cuando podrían aplicar varias opciones, las etiquetas ofrecen uno-a-uno o agregación a uno de los muchos mensajes de correo electrónico. Por ejemplo, un estudiante universitario podría utilizar "académico", "Inglés" y "el verano de 2012 semestre", como etiquetas en un solo mensaje de un profesor sobre una asignación en la clase de Inglés; cada etiqueta capta un aspecto de la de correo electrónico, por lo que el estudiante podría levantar más tarde todos los mensajes relacionados que tienen uno o más de la misma etiqueta.

Servicios como etiquetas de uso de Gmail; programas como Outlook utilizan categorías. Los dos términos sirven exactamente el mismo propósito. las categorías de Outlook, sin embargo, permiten la codificación de colores para diferenciar visualmente los mensajes que aparecen en pantalla.

descargar contenido

Resistir la tentación de mantener los mensajes de correo electrónico en que realmente pertenecen en algún otro lugar; algunas formas de resultado sobrecarga de correo electrónico de los usuarios que tratan a su bandeja de entrada como un todo-uno-tamaño-caber archivador en lugar de transferir la información en una herramienta más apropiada. Convertir las solicitudes de trabajo en tareas; añadir ideas a su calendario de reuniones; materiales tienda de referencia en un programa para tomar notas.

Algunas listas de correo - boletines de noticias especialmente recurrentes - pueden ser consumidos mejor usando un lector de RSS en lugar de correo electrónico. Por ejemplo, en lugar de recibir copias diarias de su tira cómica preferida por correo electrónico, usted podría suscribirse al feed de distribución del enlace y leerlo más tarde utilizando el lector de RSS de su elección.

Utilice las plantillas para que enviar mensajes sea más eficiente, también. Ya sea que almacena la plantilla en un archivo de Word, una nota de Outlook, Evernote o OneNote, manteniendo repetitivo responde a mano hace que sea más fácil enviar mensajes complejos. Por ejemplo, si se prepara el esqueleto de un informe semanal sobre el estado de su jefe sin conexión, puede simplemente copiar y pegar la plantilla en un nuevo mensaje de correo electrónico y rellenar el nuevo material.

Bandeja de entrada cero

Abrazar el arte pseudo-Zen de la "Bandeja de entrada cero", o la práctica de la gestión de su correo electrónico con fuerza tal que la bandeja de entrada principal se mantiene en o cerca de vacío en todo momento. El mantenimiento de una bandeja de entrada vacía puede proporcionar un grado de satisfacción psicológica que reduce el estrés asociado con una bandeja de entrada fuera de control.

Correo electrónico de sobrecarga es una cuestión tanto de la psicología como efecto técnico; encontrar maneras de permanecer cómodo con el flujo de correo electrónico que usted tiene puede reducir la sensación de que las cosas están sobrecargados. Bandeja de entrada adherentes Cero encuentran valor en permanecer en la cima de las cosas de tal manera que nunca tienen docenas o cientos de mensajes en espera para ser tratados en sus bandejas de entrada.

Tácticas de la personalidad de tipo B incluyen la estrategia de "aceptar las cosas que no puede cambiar", cuyo mejor ejemplo es Winnie the Pooh de "Oh, moleste" enfoque - si usted no deje que una bandeja de entrada insecto salvaje, entonces no es realmente una sobrecarga.

Investigación Contrariamente

Los investigadores Darryl Forsyth y Lloyd Jenkins, de la Universidad de Massey en Auckland, Nueva Zelanda, sugirió en un documento presentado en la Conferencia Internacional 2011 en Ingeniería Informática y Aplicaciones que por las técnicas estándar de reducción de interrupciones, el filtrado de mensajes y presentación de mensajes ", con la excepción de filtrado, hay poca evidencia clara de que cualquiera de estas tres metodologías pueden reducir significativamente la sobrecarga de correo electrónico ".

El resultado de su investigación es que no parecen estar justificadas por la investigación pura muchos trucos populares para la gestión de la bandeja de entrada. De hecho, en algunos casos - como técnicas para reducir las interrupciones - el medicamento sugerido puede ser peor que la enfermedad, ya que algunos estudios sugieren que las interrupciones menores ayudan a mejorar la velocidad de lograr una concentración de tareas o concentrarse en una tarea durante un largo período de tiempo de trabajo general.

Forsyth y Jenkins nos recuerdan que no hay bala de plata para reducir la sobrecarga de correo electrónico. En su lugar, cada persona debe elegir entre varias estrategias, en forma de bufé, para llegar a una solución que funcione para mezcla única de esa persona de volumen, responsabilidades, expectativas y predisposiciones psicológicas.

En otras palabras: Su kilometraje puede variar. Buena suerte.