Combinar correspondencia de correo electrónico de Outlook Tutorial

Una combinación de correspondencia permite crear una única forma de carta, correo electrónico, o cualquier otro documento, y rápidamente se dirija a varios destinatarios. En Microsoft Office, la combinación de correspondencia comienza en Microsoft Word. En la creación de un correo electrónico de forma, sin embargo, esta característica Microsoft Word trabaja en conjunto con Microsoft Outlook. Se crea el correo electrónico de forma en Microsoft Word, pero en el último paso del proceso de combinación de correspondencia, Outlook realmente envía el correo electrónico.

2003 frente a 2007 Combinar correspondencia

En la edición de Microsoft Word 2003, la característica de combinar correspondencia aparece en el menú "Herramientas", en "Cartas y correo." Una vez que inicie la combinación de correspondencia en Word 2003, la aplicación que lleva a través de una serie de seis pasos. La edición de 2007 de Word que permite una mayor flexibilidad. Usted no necesariamente tiene que seguir la Palabra de 2,003 orden fijo de pasos. Pero si no está familiarizado con el proceso de combinación de correspondencia, siguiendo los pasos, probablemente hará que el proceso sea mucho más fácil para usted. Ir a la "correspondencia", seleccione "Iniciar Combinar correspondencia", haga clic en "Paso a Paso Combinar correspondencia."

Documento

Antes de comenzar la combinación de correspondencia, primero hay que seleccionar el tipo de documento que desea fusionar. Seleccione "mensaje de correo electrónico." Usted tendrá la opción de utilizar el documento abierto actual como punto de partida para su carta formulario de correo electrónico, o abrir otro documento. Si ya tiene el cuerpo de su correo electrónico mecanografiados y se guarda bajo un nombre de archivo diferente, seleccione "Inicio de un documento existente."

Base de datos de destinatarios

El tercer paso del proceso de combinación de correspondencia es probablemente el paso más importante. Usted tiene que configurar su base de datos de destinatario. Puede optar por importar los nombres y direcciones de correo electrónico que ha almacenado en la carpeta de contactos de Microsoft Outlook, o puede optar por "Escribir una lista nueva" de destinatarios a partir de cero. Independientemente de la opción que elija, puede que desee modificar los campos de entrada de información mediante la personalización de las columnas. Los campos de entrada significan la información que tiene la intención de incluir en su base de datos. Los campos predeterminados son: Título, Nombre, Apellido, nombre de compañía, dirección, ciudad, estado, código postal, país, Teléfono, Teléfono de trabajo, y correo electrónico. Puede añadir, eliminar o cambiar el nombre de estos campos para adaptarse a sus necesidades. Es una buena idea dejar el "Nombre", "Apellido" y "campos de información Enviar" tal como son.

Mensaje de correo electrónico

Después de su base de datos del destinatario se establece arriba, usted puede comenzar a crear su carta de correo electrónico formulario. En escribir su correo electrónico o modificar el documento existente, dejar de lado cualquier información específica de cada individuo (como el nombre de un destinatario) que la forma puede sacar de su base de datos de destinatarios. En lugar de información específica destinatario, escriba el apropiado "campo de combinación" en su lugar. Por ejemplo, en lugar de escribir "Hola Ted," escribir "Hola", a continuación, insertar un espacio y el "nombre" campo de combinación antes de la coma. Para insertar un "campo de combinación" haga clic en "más opciones" de hipervínculo que figuran en el cuarto paso del proceso. En el siguiente paso del proceso de combinación de correspondencia, "Vista previa de su mensaje de correo electrónico", el programa crea múltiples copias de su carta de correo electrónico, insertar automáticamente la información específica asociada a los campos de combinación insertados para cada destinatario en su base de datos.

Enviar

Al llegar a la sexta y última etapa del proceso, "Complete la combinación", haga clic en el "Correo Electrónico ..." enlace. Microsoft Outlook enviará entonces las diferentes copias de su correo electrónico a cada destinatario individual. Microsoft informa de que algunos usuarios han experimentado problemas para enviar mensajes de correo electrónico combinados de texto enriquecido o formato HTML. Si sus correos electrónicos fusionadas no llegan a los destinatarios, intente enviar en formato de texto sin formato en lugar.