Cómo configurar Microsoft Office Outlook 2007

En teoría, los principios básicos de la gestión del tiempo y la productividad parecen sencillas. Se establece una meta, analizar los pasos necesarios para completar el objetivo, definir tareas, los plazos establecidos y comenzar a trabajar. Los problemas pueden ocurrir, sin embargo, cuando un gol y su conjunto de tareas relacionadas convierten muchos goles con muchas tareas. Hacer un seguimiento de las tareas relacionadas con el proyecto, así como las actividades diarias normales sin ser abrumado requiere un sistema de gestión del tiempo. Una solución consiste en configurar Microsoft Outlook 2007 de una manera que ayuda a visualizar, organizar y establecer prioridades, lo que le permite administrar el tiempo de manera más eficaz y obtener las cosas importantes.

Instrucciones

Establecer un Grupo de Control Página de inicio

1 Organizar paneles de Outlook para proporcionar una visión general de la información que contiene la lista de carpetas de la izquierda, el calendario de Outlook en el medio, y la barra de tareas pendientes, y la Lista de tareas diarias en el lado derecho de la pantalla. Utilice la pestaña "Ver" en el menú principal de Outlook 2007 para configurar todas las opciones de control de página.

2 Ajuste el panel de navegación a "Normal" para que sea visible de forma predeterminada en el lado izquierdo de la ventana de Outlook y, a continuación, haga clic en el icono "Calendario" en la esquina inferior izquierda del panel de navegación para cambiar a una vista de calendario. Añadir carpetas de Outlook al panel de navegación por el icono de la selección de la "Lista de carpetas" en la esquina inferior izquierda del panel de navegación.

3 Establecer el calendario de Outlook a una vista semanal seleccionando "Semana" en el menú "Ver".

4 Seleccione la barra de "cosas por hacer" en el menú "Ver", seleccione la opción "citas" y opciones "lista de tareas" y fijar la vista en "Normal".

5 Añadir la "Lista de tareas diarias" en el menú "Ver" y ponerlo en "normal".

Crear patrón Categorías

6 Decidir cómo desea nombrar y distinguir entre elementos tales como citas, proyectos, reuniones, recados, u otras tareas. Outlook proporciona seis categorías de color por defecto que se puede utilizar para realizar esta tarea. Para acceder a las categorías, haga clic en cualquier lugar en el calendario y seleccione "Nueva cita" para abrir la ventana Cita, haga clic en el icono "Clasificar" y luego seleccione "Todas las categorías".

7 Seleccione una categoría para personalizar colocando una marca en la casilla junto al color y luego seleccione el botón "Cambiar nombre". A continuación, escriba un nombre para la categoría, como "diligencias", o el nombre de un proyecto que se está trabajando, y presionar "Enter" para establecer el nuevo nombre de la categoría. Repita este proceso para finalizar la creación patrón Categorías.

8 Haga clic en "Aceptar" para cerrar la ventana "Categorías de color".

Añadir Elementos de la categoría en el calendario de Outlook 2007 y lista de tareas

9 Añadir elementos de calendario seleccionando la opción "Acciones" pestaña del menú principal y luego seleccionando una opción como "Nueva cita" o "Nueva cita periódica." Teclee un nombre para la cita y seleccionar la correcta "Inicio" y "Fin" día y hora.

10 Establecer un recordatorio opcional para el elemento del calendario de la "Recordatorio" cuadro desplegable. Si desea que el recordatorio para tener un sonido distintivo, seleccione la opción "Sonido" y escoger de la lista mostrada.

11 Seleccionar la categoría correcta para el elemento de calendario.

12 Seleccionar la opción "recurrencia" para ajustar la hora y la frecuencia si el elemento de calendario es un tema recurrente, como una cita o una reunión.

13 Añadir tareas haciendo clic en la lista de "tareas" para el día correcto, escribiendo en la tarea y, a continuación, haga clic para añadir una categoría para la tarea. Cuando se completa una tarea, marcarlo completa haciendo clic derecho en el nombre de la tarea y seleccionar "Marcar como completo."

Consejos y advertencias

• Utilice el panel de navegación de Outlook para desplazarse por las carpetas de Outlook como carpetas de correo o la lista de contactos. Seleccione la carpeta de calendario para volver a su panel de control.
• Si necesita Maestro adicionales Categorías, crear tantos como usted necesita formar el seleccionando el botón "Nuevo" en la ventana de categorías de color.