Cómo obtener una lista de los valores únicos en una hoja de cálculo de Excel

En Microsoft Excel 2007, hay 3 formas básicas para ver y / o generar una lista de valores únicos, incluyendo el uso de un filtro avanzado, la eliminación de duplicados o aplicar formato condicional. El método que elija depende de si desea simplemente filtrar los valores duplicados por ocultan de forma temporal o si desea eliminar permanentemente los valores de la hoja de cálculo. La tercera opción, el formato condicional, simplemente pone de relieve los valores únicos para facilitar la visibilidad dentro de la hoja de cálculo.

Instrucciones

Filtración

1 Resalte las celdas que desea filtrar los valores únicos.

2 Haga clic en la pestaña "Datos" y seleccione "Ordenar y filtrar" y luego "Opciones avanzadas". Dentro de la caja que aparece, elegir la opción "Filtrar la lista, en lugar de" si desea filtrar los datos dentro de la hoja de cálculo. También puede copiar la lista filtrada en una nueva tabla haciendo clic en "Copiar a otro lugar", a continuación, seleccionar el rango de celdas que desea pegar mediante la introducción de la gama en el "Copiar a" campo.

3 Elija la casilla de verificación "Sólo registros únicos", a continuación, haga clic en "OK" para generar la lista de valores.

Extracción de valores duplicados

4 Resalte las células de las que se desea eliminar valores duplicados.

5 Vaya a la pestaña "Datos" y seleccione "Eliminar duplicados", que se encuentra en el grupo de herramientas de datos.

6 Seleccione una o más columnas en la sección "Columnas" en la caja de pop-up, sobre la base de las columnas de las que se desee eliminar duplicados. Haga clic en Aceptar."

7 Se mostrará un mensaje que muestra cuántos valores fueron retirados de la tabla de datos y cómo se dejan muchos valores únicos. Documentar la información que necesita, a continuación, haga clic en "OK" para ver la tabla.

Aplicar formato condicional

8 Resalte las celdas a las que desea aplicar el formato condicional para los valores únicos.

9 Seleccione "Formato condicional" en la pestaña "Inicio" y dentro del grupo de "estilo",

10 Seleccione la opción "Administrar reglas", a continuación, seleccione "Nueva regla de formato."

11 Asegúrese de que el área de celdas y la hoja de trabajo que aparece en la opción "Mostrar reglas de formato para" cuadro son las adecuadas. A continuación, seleccione "Editar regla."

12 Seleccione "Formato sólo valores únicos o duplicados." en el cuadro Editar regla de formato que aparece. En el campo "editar la descripción de la regla", seleccione "Formato todos" como la lista y luego elegir la opción "única" o "duplicado", dependiendo de los elementos que desea resaltar. Elija el tipo de formato que desee (por ejemplo, color, tipo de letra, Fill) a continuación, haga clic en "Aceptar".

Consejos y advertencias

• Antes de obtener una lista de valores únicos, asegurarse de que sus datos son formateados de forma coherente. Por ejemplo, si la misma fecha se muestra como 27/08/83 en una celda y 27 de agosto de 1983 en otra celda, Excel tratará a cada uno como un valor único, a pesar de que son la misma fecha.
• En Excel 2003, los valores únicos se pueden identificar usando filtros, tal como se describe para Excel 2007.
• El formato condicional y la eliminación de los valores duplicados no están fácilmente disponibles en Excel 2003.