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Cómo crear una base de datos de acceso simple libro de direcciones

Cómo crear una base de datos de acceso simple libro de direcciones


Microsoft Access proporciona una ubicación ideal para almacenar su libreta de direcciones. En lugar de buscar los contactos dentro de su correo electrónico o en una pila de papeles, mantener los contactos en una ubicación centralizada. Después de crear una libreta de direcciones en Access, puede enviar cartas y correo electrónico de la base de datos. Ya sea que utilice acceso personal o profesional, puede crear una nueva tabla y rellenarla con los datos para producir una libreta de direcciones.

Instrucciones

1 Crear una nueva base de datos Microsoft Access, o abrir una base de datos existente desde la ficha "Archivo" de la cinta en la parte superior de la página. Puede integrar su libreta de direcciones con otras tablas para maximizar las capacidades de su base de datos mediante el uso de una base de datos existente. Si sólo desea que la base de datos para almacenar los contactos, crear una nueva base de datos desde cero.

2 Seleccione la pestaña "Crear" de la cinta y haga clic en el botón "Tabla de diseño". Esto crea una tabla a partir de una plantilla en blanco y le permite introducir los campos correspondientes y tipos de datos. Una tabla se parece a una hoja de cálculo de Excel, pero tiene una estructura interna definida que se determina en el "Vista Diseño" de la tabla.

3 Llene los campos que desee que estén disponibles en la columna "Nombre del campo" de la cuadrícula de diseño de tabla. Sus campos deben incluir "Nombre", "Número de teléfono", "Dirección", "Enviar" y todos los demás campos correspondientes. Deje el "Tipo de datos" como "texto" para la mayoría de sus campos, excepto los campos numéricos, tales como "número de teléfono".

4 Haga clic en el identificador único y seleccionar "clave principal". "claves principales" le permiten construir relaciones entre las tablas. Puesto que el campo "Clave principal" tiene un conjunto único de caracteres para cada registro, los caracteres ayudar a localizar los registros dentro de su tabla.

5 Seleccione la pestaña "Inicio" de la cinta, haga clic en "Ver" y seleccione "Vista Hoja de datos." Ingrese toda la información de su dirección de libro en la tabla y pulse el icono "Guardar" en la esquina superior izquierda. Haga clic en la flecha en el encabezado de campo y seleccione "Ordenar de A a Z" o "Ordenar de Z a A" para cambiar el orden.

Consejos y advertencias

  • Formato de su campo "número de teléfono" para ver todos los números de teléfono en un formato coherente. Seleccione el "Asistente para máscaras de entrada" de las "Propiedades del campo" de la tabla "Vista Diseño" y seleccione "Número de teléfono".