Cómo reducir el tamaño del archivo en QuickBooks

Una de las principales quejas que los usuarios de QuickBooks tienen es que el programa parece responder y procesar datos más lentamente una vez que el archivo de la compañía ha crecido desde hace varios años. comprimir sus datos de QuickBooks archivo y para reducir el tamaño del archivo y recuperar el rendimiento perdido.

Instrucciones

1 Lanzar QuickBooks y abrir el archivo de datos que desea condensar.

2 Haga clic en "Archivo", luego haga clic en "Archivos y Condensar de datos."

3 Haga clic en el botón de radio "transacciones en Agrupar a una fecha específica", a continuación, introduzca una fecha. Condensar el archivo de datos elimina los detalles de todas las transacciones antes de la fecha en que se introduce, reemplazándolos con resúmenes que consumen menos espacio en el disco duro. Aunque es posible revisar los detalles de las transacciones viejos restaurando una copia de seguridad de archivos, lo mejor es seleccionar una fecha que es el tiempo suficiente hace que es poco probable que tenga que revisar nuevamente sus datos. Por ejemplo, considere utilizando 31 de diciembre desde el año calendario antes de la anterior como fecha de corte. Haga clic en Siguiente."

4 Haga clic en las casillas de verificación junto a los elementos no utilizados que son seguros para borrar, como los registros de proveedores que no tienen transacciones asociadas, a continuación, haga clic en "Siguiente".

5 Crear un archivo de copia de seguridad cuando se le solicite. Dar al archivo un nombre que garantiza que no será confundido con cualquier otra cosa, y debe incluir la fecha de la copia de seguridad en el nombre. Este archivo contendrá los detalles de todas las transacciones que se van a eliminar en el proceso de archivo; asegúrese de que el archivo de copia de seguridad se guarda en varias ubicaciones físicas por lo que no se puede perder.

6 Haga clic en "Begin Condensar" para archivar y condensar el archivo de QuickBooks.

Consejos y advertencias

• Muchas pequeñas empresas utilizan QuickBooks para almacenar y gestionar todos sus registros financieros. Por esta razón, es importante no cometer errores al archivar y condensar sus archivos. Si usted tiene alguna duda acerca de si va a realizar esta operación correctamente, contacte con un consultor de QuickBooks para obtener ayuda.